ARBEITSALLTAG. Wie wichtig es ist dringliche und weniger dringliche Aufgaben zu unterscheiden. Über Selbstmanagement als Schlüssel zum nachhaltigen Erfolg. Von Doris Wagner
Wer kennt das nicht? Der erste Kaffee im Büro ist noch nicht getrunken und Aufgaben, Anfragen und Termine prasseln gleichzeitig und nicht abgestimmt aufeinander ein und man weiß gar nicht, wo man als erstes beginnen soll. Dann startet der verzweifelte Versuch, alles nach bestem Wissen zu erledigen, während weitere To-dos laufend hinzukommen. Am Ende des Tages bleibt eine Menge an Unerledigtem liegen und man hat das Gefühl wenig Produktives erreicht zu haben. Verlaufen Arbeitstage so unstrukturiert, wird daraus möglicherweise sogar ein „unkontrolliert“ – und Chaos entsteht. Überforderung und Stress können die Folgen sein. Mit persönlich abgestimmten Selbstmanagement-Maßnahmen kann man diesem Phänomen entgegenwirken. Hier meine Tipps und Methoden:
Ausgangspunkt: Ziele definieren
Von Zeit zu Zeit ist es wichtig, sich die Motivation seines eigenen Tuns und Handelns bewusst zu machen und die positiven Aspekte des Berufs hervorzuheben. Erfolgreiche Personen sehen in ihrem Beruf auch ihre Berufung. Daraus lassen sich Ziele ableiten, die den täglichen Aufgaben einen Sinn geben. Setzen Sie sich Ziele und definieren die dazugehörigen Umsetzungsmaßnahmen! Dadurch bekommen die täglichen Todos Sinn und machen Spaß. Egal, ob Sie kurzfristige Tagesziele definieren oder strategische Metaziele für ein Unternehmen festlegen, hilfreich hierfür ist das SMART-Konzept (siehe Grafik rechts).
Digitale und analoge To-do-Listen – die Eisenhower-Methode
Im Alltag der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung sind viele Aufgaben mit Hilfe elektronischer Systeme bereits digital erfasst und auch terminiert und den jeweiligen zuständigen Personen zugeteilt. Dennoch ergeben sich im Laufe des Tages weiter unerwartete Aufgaben, wie Telefonate, Mitarbeiteranfragen oder nicht geplante Ankündigungen zB von Finanzamt, Klienten usw. Erfassen Sie diese Aufgaben zusätzlich analog – mit „Papier und Bleistift“ – und teilen die Aufgaben nach der Eisenhower-Methode ein! Durch das Aufschreiben auf Papier werden Ihnen die zu erledigenden Aufgaben bewusster. Ergebnis der Eisenhower- Methode ist folgende Matrix: Aus dieser Einteilung lässt sich die effiziente Bearbeitung ableiten. Unwichtige und nicht eilige Aufgaben sind für den Papierkorb bestimmt. Unwichtige, jedoch eilige Aufgaben eignen sich gut zum Delegieren, dies schafft Zeit für die wichtigen Aufgaben. Wichtige, aber nicht eilige Aufgaben terminieren Sie realistisch und tragen diese in den Kalender ein! Wichtigen und eiligen Aufgaben sollten Sie umgehend Ihre volle Energie widmen und in die Tagesplanung aufnehmen. Natürlich ist eine Tagesplanung nach dieser Methode umständlich, vielmehr sollten Sie das Eisenhower-Konzept verinnerlichen und instinktiv nach den vier Strategien vorgehen.
Tagesplanung – die ALPEN-Methode
Wenn man nun die wesentlichen Aufgaben und das Ziel kennt, sollte man diese in Form von Tages- bzw. Wochenplänen nach der ALPEN-Methode abarbeiten. Die ALPEN-Methode steht für:
Aufgaben aufschreiben
Länge realistisch einschätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen priorisieren und eine Bearbeitungsreihenfolge festlegen
Nachkontrollieren – was man erledigt hat, abhaken – „positive Assoziation“
Können Aufgaben nicht erledigt werden, überträgt man sie auf den nächsten Tag bzw. Woche oder man hat eine „wachsende To-do-Liste“. Daher ist es wichtig, erledigte Aufgaben als erledigt zu markieren, sodass man bewusst wahrnimmt, wieviel man an einem Tag schafft und wie die To-do-Liste kleiner wird.
Die Wichtigkeit der Not-to-do-Liste
Beobachten Sie eine Woche, welche Anliegen an Sie herangetragen werden bzw. welche Aufgaben man auf Sie abwälzt, die Ihren Zielen kaum einen Nutzen bringen, unnötig Energie in Anspruch nehmen und nur Zeitverschwendung sind! Notieren Sie sich diese Not-to-dos und versuchen diese zukünftig aus Ihrem Arbeitsalltag zu streichen – oder zu delegieren! Dieses „Ausmisten“ bringt wertvolle Zeit und erzeugt mehr Freude an der Erledigung von wichtigen Aufgaben. Viel Erfolg beim Selbst-Management!
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