DIGITALISIERUNG. Sie ist in aller Munde und das papierlose Büro und papierlose Buchhaltungen werden mehr und mehr zum Standard. Von Markus Klösges
Während früher der monatliche Besuch zur OrdnerÜbergabe in der Kanzlei normal war, werden Unterlagen vermehrt digital übermittelt. Unterlagen in-house zu scannen, oder per E-Mail eingehende Belege direkt elektronisch weiterzuleiten, spart Mandanten und Mandantinnen nicht nur Zeit, sondern bildet auch die Grundlage für eine wochen- oder gar tagesaktuelle Buchhaltung. Auch in allen anderen Branchen wird die Arbeit digitaler. Somit wird vermehrt Kassen-, Faktura- und ERP-Software (Enterprise Resource Planning) eingesetzt, in denen relevante Daten für die Buchhaltung, Lohnverrechnung und den Jahresabschluss bereits digital erfasst sind. Diese monatlich auszudrucken, um sie in der Steuerberatungskanzlei manuell in die Software einzugeben, ist nicht nur zeitraubend, sondern auch fehleranfällig. Immer mehr Programme bieten Schnittstellen an, über die die eingegebenen Daten aufbereitet und exportiert werden können. Wenn diese nahtlos importiert werden, erspart man sich das manuelle Erfassen der Daten. Der Fokus der Arbeit kann auf individuelle Beratung und Sonderfälle verschoben werden. Damit Digitalisierung in der Praxis angenommen wird, ist eines essenziell: Die Technik muss zuverlässig funktionieren und sich mit den Bedürfnissen der Kanzlei und der Klientinnen und Klienten stetig weiterentwickeln. Die Teams im Bereich Personalverrechnung, Buchhaltung, Bilanzierung und Steuerberatung sollen sich dabei auf ihre Kernkompetenz fokussieren können und sich nicht mit der Technik „herumschlagen“.
Es braucht kompetente (IT-)Partner
Es wird auch in den nächsten Jahren für die kleineren Kanzleien (noch) unwirtschaftlich sein, eine eigene IT-Abteilung zu unterhalten, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Gleichzeitig übersteigt der Unterstützungsbedarf in diesem Bereich deutlich das Kerngeschäft eines klassischen ITDienstleisters, der Drucker lauffähig hält, sich um Updates kümmert und für die IT-Sicherheit sorgt. Deren Kerngeschäft wird es zum einen sein, Software- und Schnittstellenentwicklung zu unterstützen und sich dabei als vermittelnde Instanz zwischen Kanzlei-Sachbearbeitung, Mandantschaft und dem Softwarelieferanten zu positionieren. Zum anderen werden interne Kanzleiabläufe gezielt analysiert und digitalisiert. Mit Grundlagenwissen im Bereich der Buchhaltung und Lohnverrechnung kann das technische Know-how gezielt eingesetzt werden, um auf Augenhöhe mit externen SoftwareentwicklerInnen und Consultants zu sprechen. Denn auch wenn Software eine Import-/Export-Schnittstelle anbietet, liegt der Teufel oft im Detail: selten funktionieren diese auf Anhieb. Eine Kanzlei, die Klienten alle Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit anbieten möchte, wird in den nächsten Jahren immer wieder an die Grenzen dessen stoßen, was große Softwareanbieter „im Standard“ ausliefern werden. Die Auswahl der richtigen (erweiterbaren) Tools und Produkte ist daher ebenso wichtig wie die Möglichkeit, entsprechende Erweiterungen und Schnittstellen entwickeln zu können. Auch vollständig kanzlei-interne Abläufe werden in einer digitalisierten Kanzlei aus einem anderen Blickwinkel betrachtet. Die „Neuorganisation der Finanzverwaltung“ mit der Zusammenlegung von Finanzämtern brachte beispielsweise eine Umstellung hunderter Steuernummern mit sich. Eine händische Prüfung der Stammdaten aller Klientinnen und Klienten auf etwaige Änderungen nimmt hier je nach Größe der Kanzlei einige Tage in Anspruch. Währenddessen sind die neuen Daten allesamt elektronisch (z.B. via FinanzOnline) automatisiert abrufbar. Eine Software-Erweiterung, die diese Daten abruft, mit den in den eigenen Stammdaten hinterlegten abgleicht und nach Plausibilitätsprüfung selbstständig aktualisiert, ist mit branchenspezifischem IT-Know-how schnell entwickelt – und deutlich weniger fehleranfällig als eine händische Aktualisierung. Der Clou: Dieser Abgleich kann nun auch zukünftig automatisch im Hintergrund immer wieder durchgeführt werden – und hält die Stammdaten der Kundinnen und Kunden stets auf aktuellem Stand. Eine solche Entwicklung kann aufwändig sein. Mit Branchenwissen kann diese effizienter gestaltet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die entwickelnden Dienstleister das entsprechende Wissen haben.
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