ZUKUNFT. Die digitale Transformation aus dem Blickwinkel der Steuerberatung – die Stufen der Digitalisierung und was noch kommen wird. Von Christian Gerstgrasser
Die digitale Transformation ergreift alle Bereiche des persönlichen und geschäftlichen Lebens im Eiltempo. Neue Technologien erleichtern den Alltag und viele Arbeitsabläufe. Dabei befinden wir uns in der Steuerberatung erst am Anfang einer noch viel umfangreicheren Entwicklung: (Semi-)automatische Buchhaltung, KI-basierte Abläufe mit der Finanzverwaltung und RPA-basierte Systeme werden den Kanzlei-Alltag in manchen Abteilungen grundlegend verändern.
Die Stufen der Digitalisierung – von der Digitalisierung zur Automatisierung
Digitalisierung sollte nicht als Selbstzweck gedacht werden. Eine PDF-Datei ist nicht per se „besser“ als ein bedrucktes Blatt Papier. Der Mehrwert ergibt sich erst aus der Arbeit damit: Kopieren, Weiterleiten, langfristige Ablage, maschinelle Weiterverarbeitung. In diesen Bereichen punktet die PDF-Datei gegenüber einem Blatt Papier. Und primär deshalb ist die Nutzung von PDF-Dateien gegenüber Papier sinnvoll. Es geht um Arbeitserleichterung, Fehlerreduktion und Effizienzsteigerung. Liegen Daten digital vor, folgt der nächste Schritt. Digitale Prozesse Werden mittels Digitalisierung Daten primär elektronisch verarbeitet, können neue Prozesse entwickelt werden. Ordner mit Belegen müssen nicht mehr zur Steuerberatung gebracht werden, Saldenlisten nicht mehr ausgedruckt, Bilanzbuchungen nicht mehr manuell in Im digitalen Zeitalter ankommen ZUKUNFT. Die digitale Transformation aus dem Blickwinkel der Steuerberatung – die Stufen der Digitalisierung und was noch kommen wird. Von Christian Gerstgrasser der Buchhaltung der Mandant:innen erfasst werden. Der Austausch der Daten erfolgt elektronisch. Damit dies funktionieren kann, muss umgedacht werden. Während ein Prozess früher mit einem „Laufzettel“ durch die Kanzlei funktioniert hat, muss dieser nun digital abgebildet werden. Prozesse und Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass keine Medienbrüche entstehen, ist eine große Herausforderung.
Digitale Tools
Wenn Daten digital – und damit maschinenlesbar – vorliegen und diese durch entsprechende Prozesse auch einheitlich strukturiert sind, können neue Technologien darauf angewendet werden. Hier entsteht der erste große Mehrwert: Auswertung und Inferenz. Die so genannte „Data Science“ bedient sich der strukturierten Informationsflut und schafft Mehrwert. Mittels maschinellen Lernens werden Ähnlichkeiten zwischen PDF-Dokumenten und den daraus entstehenden Buchungssätzen gefunden und so zukünftig (semi-)automatische Buchungen erzeugt. Es werden Anomalien in Lohnabrechnungen aufgespürt, bevor diese das Haus verlassen, oder vor Fehlern im Jahresabschluss gewarnt, weil ein ausgeübtes Wahlrecht zum Beispiel zu einem unerwünschten Ergebnis führen würde und das System dies weiß, weil es bereits alle Varianten durchgerechnet hat. Entscheidend in diesem Schritt: Daten werden dem Menschen zugänglich gemacht. Die Tools unterstützen den/die Sachbearbeiter:in dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen, den Arbeitsfluss zu beschleunigen und dabei die Fehlerquote konstant zu halten oder zu senken.
Digitale Automatisierung
Der nächste Schritt ist logisch und klingt zunächst einfach: Die digitalen Tools liefern Vorschläge (Buchungsvorschläge in der Buchhaltung beispielsweise) und können bereits bei Fehlern warnen. Darauf aufbauend kann nun die wahre Automatisierung erfolgen: Erkennen die Tools keine Fehler in den generierten Buchungsvorschlägen, werden die entsprechenden Handlungsvorschläge direkt umgesetzt. So können zweifelsfreie Belege direkt automatisch verbucht, unkritische Honorarnoten ohne 4-Augen-Kontrolle versendet werden, Vorauszahlungs-Anpassungen bei Steuer oder Sozialversicherung automatisiert durch Ergebnis-Hochrechnung und automatisch generierte Antragstexte umgesetzt werden und Ähnliches mehr. Dabei ist kein/e Sachbearbeiter:in mehr direkt in den Prozess involviert, sondern maximal mit Freigaben in kritischen Fällen oder für (Stichproben-)Überprüfungen im Nachhinein beschäftigt. Der Mensch wird dadurch von Standardarbeit entlastet, erhält mehr Kapazität zur Prüfung der kritischen Geschäftsfälle und wird mehr mit Nachkontrollen und Analysen betraut. Aus den dadurch freiwerdenden Kapazitäten ergeben sich Möglichkeiten für neue Geschäftsfelder, Services für Mandant:innen und vor allem Zeit für höherwertige (und höherpreisige) Tätigkeiten.
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