Steuer. Wie aus einer lästigen Pflicht eine nützliche Chance werden kann. Von Eva Pernt und Herbert Toifl
Der VfGH hat es am 9.3.2016 in seiner Entscheidung1 bestätigt: Die Registrierkasse ist Pflicht, und zwar für alle, die einen Jahresumsatz von mehr als EUR 15.000,– und davon EUR 7.500,– bar machen. Lediglich für das Inkrafttreten wird eine kurze Atempause zugestanden. Anmerkung: Hier folgt der VfGH der unter der Federführung von Kollegen Herbert Houf vertretenen Rechtsansicht der KWT im Gegensatz zu der erlassmäßig vertretenen Rechtsansicht des BMF. Ab dem 1.5.2016 gilt die Verpflichtung zur Registrierkasse und Belegerteilung in jenen Fällen, wo die Umsätze im Jänner 2016 die oben erwähnte Grenze überschritten haben.
Wie finde ich die richtige Kasse für mein Unternehmen?
Bei der Frage, welche Kasse zu mir passt, stehen viele KMU und EPU vor einer schier unüberschaubaren Landschaft an Registrierkassenangeboten. Neben den ersichtlichen Aspekten der Usability, Stammdatenerfassung, Wartungssicherheit und dem Preis (es gibt eine Einmalprämie i.H.v. EUR 200,–) sollte auch folgenden Gedanken Aufmerksamkeit geschenkt werden: gibt es neben dem Kassenmodul auch andere nützliche Tools, die die Kassa anbietet? Beispielsweise allgemeine Faktura, Mahnwesen, Wareneingangsbuch, Kassaausgangserfassung, Einnahmen- Ausgaben-Rechnung, … All diese Tools erleichtern den Unternehmeralltag und bieten eine Chance für ein effizient geführtes Unternehmen. Weitere Abwägungsfaktoren sind: Wie und wo werden die Daten gesichert? Wie funktionieren die Updates und welcher Aufwand und Kosten sind damit verbunden? ACHTUNG: Billigkassen bieten oft keine laufende Wartung und sind damit schnell nicht mehr am neuesten Stand. Gibt es eine Schnittstelle zu den gängigen Buchhaltungsprogrammen, damit die Daten direkt in die Buchhaltung übernommen werden können? Kann mein Steuerberater direkt auf das System zugreifen, um manuelle Datenübertragungen zu vermeiden?
Beratung ist der Schlüssel
Im Grunde basiert die ablehnende Haltung gegenüber der Registrierkassenpflicht auf dem Umstand des neuerlich überbordenden Administrationsaufwandes, dem Unternehmer in Österreich von Seiten der Behörden ausgesetzt sind. Wenn es uns Steuerberatern im Gespräch gelingt, diese Aversionshürde zu nehmen und die Aufmerksamkeit des Klienten auf die zusätzlichen Nutzungsmöglichkeiten einer elektronischen Registrierkasse zu lenken, dann entsteht eine Win-win-Situation. Die Chance, bereits erfasste Daten durchaus zeitnah für weitere Auswertungen wie z.B. Umsatzstatistik, Warengruppenanalysen oder einfach nur die Übernahme der Barumsätze in die Buchhaltung zu verwenden, wird von den Klienten überaus positiv aufgenommen. Bislang war ja die zeitlich rund um eineinhalb Monate verschobene Datenerfassung ein Argument, solche Analysen gar nicht mehr anzuschauen. Eigentlich ist die Registrierkasse der erste Schritt in die Welt von 2020 – das elektronische Büro. Diese Registrierkasse bietet jedem Kleinstunternehmer die Chance, einen tagesaktuellen Status über seine Ausgangsumsätze zu haben. Dies natürlich nur, wenn die Registrierkasse auch über ein Faktura-Programm für Rechnungen auf Ziel verfügt.
Überzeugen Sie Ihre Klienten, auf ein Kassensystem zu setzen, das dem Unternehmen und dem Steuerberater einen echten Mehrwert bringt. Das Tolle an der Sache: es braucht pro Monat nur ein paar Euro mehr Investitionswille, um pro Jahr Hunderte Euro an Verwaltung zu sparen. Darüber hinaus wird sich echte Qualität besonders ab 2017 beweisen. Dann nämlich, wenn es um die Geschwindigkeit bei der Signaturerstellung jedes Einzelbeleges geht. Da machen Einhundertstelsekunden zu Sekunden einen großen Unterschied. Billig kann dann sehr teuer werden.
Was sagen die Tester?
Bei den Unternehmern, die mit hochwertigen Registrierkassen arbeiten, hat sich gezeigt, dass nach der erstmaligen Auseinandersetzung mit der Kasse die Begeisterung dafür rasch steigt. Sind einmal die Grundeinstellungen vorgenommen und die Stammdaten erfasst, wird der reduzierte Verwaltungsaufwand sofort spürbar. Faktura über Word, Excel oder gar per Hand gehören der Vergangenheit an, weil die Unternehmer nicht nur die Bareinnahmen über das elektronische System abwickeln können, sondern auch die Rechnungen auf Ziel. Eine optimale Abstimmung des künftigen Registrierkassensystems mit der Buchhaltung ist Voraussetzung für die Hebung von Synergien. Optimal ist, wenn der Steuerberater seinen Kanzleistandard-Kontorahmen in der Registrierkasse hinterlegen kann und auf die Unternehmensdaten und -einstellungen direkten Zugriff hat. Möglich wäre auch, die Datensätze durch sogenannte Exportfiles aus der Registrierkasse zu exportieren, dem Steuerberater zu übermitteln und dieser importiert die Daten in seine Buchhaltungssoftware. Dieses System erfordert jedoch wieder einen Kommunikationsschritt zwischen Unternehmen und Steuerberater. Am effizientesten sind sicherlich jene Systeme, auf die der Steuerberater direkt Zugriff hat. Unserer Ansicht ist einer Cloud-Lösung gerade bei Kleinunternehmen und Start-Ups der Vorzug zu geben. Die Vorteile liegen auf der Hand: die Datensicherheit ist gewährleistet, die Daten gehen nicht verloren – auch wenn das Eingabegerät einmal ausfällt oder gestohlen wird, die Updates (mit Zusatzfunktionen) werden im Hintergrund installiert, es ist kein Vor- Ort-Techniker erforderlich – und ein einfacher Zugriff für den Steuerberater wird möglich. Dadurch kann der Steuerberater rasch Ergänzungen bei der Administration von Konten, USt- Sätzen, Artikeln, Warengruppen oder Kunden vornehmen bzw. sich die regelmäßig zu erfassenden Daten selbst holen und in die Buchhaltung einspielen.
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