Heimvorteile

HOME OFFICE. Das Erbringen von Arbeitsleistungen im Home Office kann für Arbeitgeber und - nehmer viele Vorteile bringen. Während Home Office in Unternehmen anderer Branchen bereits üblich ist, sind Steuerberater und Wirtschaftsprüfer hier noch zurückhaltend. Von Anna Mertinz

Die Hauptvorteile von Home Office für Arbeitnehmer liegen in der besseren Einteilung, Vermeidung langer Wegzeiten und Pendeln und Flexibilität besonders bei Teilzeit. Home Office als Maßnahme zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist keine Pauschallösung. Hauptvorteile für Arbeitgeber liegen – je nach Ausgestaltung und Erfolg des Home Office Modells im konkreten Unternehmen – in höherer Motivation der Arbeitnehmer, geringen Kosten und Arbeitgeberattraktivität.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten?

Der Begriff Home Office ist in den österreichischen arbeitsrechtlichen Gesetzen nicht gesondert geregelt. Es sind daher grundsätzlich die gleichen gesetzlichen und kollektivvertraglichen Bestimmungen wie für Arbeiten im Betrieb (insbesondere auf Arbeitszeitgrenzen und Ruhezeiten) zu beachten. Eine Ausnahme gilt bei Arbeitszeitaufzeichnungen: Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit überwiegend in ihrer Wohnung ausüben, müssen nur die Anzahl der gearbeiteten Stunden pro Tag aufzeichnen. Aus Arbeitgebersicht kann es zu Compliance- Zwecken dennoch ratsam sein, genaue Aufzeichnungen führen zu lassen und diese zu dokumentieren. Home Office beruht auf dem Grundsatz der Freiwillig- © LJUPCO/ISTOCK keit – und muss zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbart werden. Zu beachten sind auch das Diskriminierungsverbot bzw. das Gleichbehandlungsgebot. Wichtig ist – besonders vor dem Hintergrund der DSGVO und der strengen Geheimhaltungspflicht, der Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder unterliegen – die ausreichende Sicherstellung des Schutzes von Daten. Ebenso wichtig wie rechtliche Rahmenbedingungen sind die Schaffung einer IT-Sicherheit und die Sicherstellung der Einhaltung der IT-Vorgaben durch die Arbeitnehmer.

Was muss in einer Home Office Vereinbarung jedenfalls geregelt werden?

• Ausmaß, Umfang, Ort: Wird die Arbeit zur Gänze oder nur teilweise im Home Office verrichtet? Gibt es zwingende Anwesenheitszeiten in der Betriebsstätte? Dürfen die Arbeitnehmer ihren Arbeitsort komplett frei wählen – oder ist dieser eingeschränkt, zum Beispiel auf die Wohnung des Arbeitnehmers oder auf ein vom Unternehmen eingerichtetes Satellitenbüro?
•  Arbeitsmittel, Betriebsmittel, Kosten: Wer stellt welche Arbeitsmittel zur Verfügung? Erfolgt ein pauschaler Aufwandsersatz oder eine Abrechnung laut Rechnung? Wer ist für Wartungen und Reparaturen der verwendeten Arbeitsmittel verantwortlich? Achtung: pauschale Spesenersätze oder die erlaubte Privatnutzung von Betriebsmitteln können einen steuerpflichtigen Entgeltbestandteil darstellen.
• Datenschutz und Datensicherheit: Der Arbeitgeber sollte sicherstellen, dass betriebliche und personenbezogene Daten sowie die Privatsphäre des Arbeitnehmers geschützt bleiben.
• Gesundheitsschutz und IT-Sicherheit: Auch im Home Office ist der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer verantwortlich. Häufiges Thema sind Unfälle. Ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt oder nicht, hängt davon ab, ob sich der Unfall in den Privaträumen des Arbeitnehmers oder im Home Office- Bereich ereignet.
• Haftung und Kostenersatz: Je nachdem, wer Arbeitsmittel wie PC, Laptop, Mobiltelefon oder Drucker zur Verfügung stellt, sind verschiedene Haftungsfragen relevant. Wenn der Arbeitgeber diese Arbeitsmittel stellt, haftet er dafür, dass sie auch den ergonomischen Ansprüchen und dem Stand der Technik entsprechen. Gehören die Betriebsmittel dem Arbeitnehmer, steht ihm ein Kostenersatz zu. Die Haftung beziehungsweise Ersatzpflicht können Unternehmen in gewissem Umfang vertraglich ausschließen. Hier ist Vorsicht bei der Formulierung geboten.
• Organisatorische Rahmenbedingungen: z.B. Welche Berichts- und Meldepflichten gibt es? Wie gewährleistet das Unternehmen die Erreichbarkeit im Home Office – und wie stellt es sicher, dass die Kommunikation mit den Kunden nicht leidet? Bei welchen Meetings ist Anwesenheit gewünscht?
• Dauer und Beendigungsmöglichkeiten sowie Änderungsvorbehalte: Unter welchen Umständen ist eine sofortige Beendigung möglich? Welche Auswirkungen hat die Beendigung von Home Office auf das Dienstverhältnis?

Home Office   ≠  Gleitzeit  ≠  Vertrauensarbeitszeit   ≠  freie Zeiteinteilung

Home Office setzt eine Vertrauenskultur voraus. Wenn Vorgesetzte vom Konzept des Home Office und der Übertragung von mehr Eigenverantwortung an Mitarbeitern nicht überzeugt sind, scheitert Home Office üblicherweise.

Weiters ist es wichtig, im Rahmen der Home Office Vereinbarung arbeitszeitrechtliche Fragen zu klären und Vorgaben für Arbeitnehmer aufzunehmen. Beispielsweise:

• Wie ist die Normalarbeitszeit zwischen Home Office, Arbeiten im Betrieb und Dienstreisen aufgeteilt?
• Soll Home Office mit dem flexiblen Arbeitszeitmodell der Gleitzeit verbunden werden? Achtung: Home Office ist nicht gleichzusetzen mit Gleitzeit. Gleitzeit muss schriftlich unter Einhaltung der gesetzlichen und kollektivvertraglichen Vorgaben vereinbart werden.
• Besteht eine Verpflichtung zur Leistung von Mehr- und Überstunden, sofern diese angeordnet sind? Ob und ab wann Überstunden anfallen, hängt davon ab, ob (wirksam!) Gleitzeit oder eine fixe Zeiteinteilung vereinbart wurdesowie ob die Stunden angeordnet sind. Die Abgeltung von Überstunden hängt davon ab, ob Zeitausgleich oder Abgeltung in Geld vereinbart wurde.
• Gibt es gewisse Zeiten, zu denen jedenfalls/keinesfalls im Home Office gearbeitet werden soll? Soll zur Vermeidung der hohen Zuschläge Arbeiten im Home Office von 20 bis 7 Uhr bzw. an Sonn- und Feiertagen verboten sein?
• Wie werden Arbeitspausen geregelt?
• Besteht freie Zeiteinteilung (Achtung dann mit Gleitzeit kombinieren!) oder ist die Lage der Arbeitszeit im Home Office fix vereinbart?
• Wer führt Arbeitszeitaufzeichnungen und in welcher Form?

Home Office ≠ Rufbereitschaft

Wenn sich ein Arbeitnehmer zu Hause aufhält und zur Arbeit bereit ist, ohne aber tatsächlich zu arbeiten, ist dies keine Home Office, sondern möglicherweise Rufbereitschaft oder Arbeitsbereitschaft. Unter Arbeitsbereitschaft versteht man Arbeitszeit, in der Arbeitnehmer keine Arbeitsleistung erbringen, sich aber an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort zur jederzeitigen Aufnahme der Arbeit bereithalten müssen. Bei der Rufbereitschaft ist der Aufenthaltsort frei bestimmbar und die Arbeitszeit beginnt, wenn der Arbeitgeber einen Einsatz anordnet. Für beide Formen gelten verschiedene Sonderbestimmungen und Ausnahmen vom AZG.

Zwischenfazit

Home Office ist nicht für jeden Arbeitnehmer und nicht für jeden Betrieb geeignet. Die Einführung und Umsetzung von Home Office bedarf sorgfältiger Vorbereitung, eines rechtlich richtigen Rahmenwerks und der Bereitschaft aller Beteiligten hierzu.