ZUKUNFT. Die Corona-Pandemie hat Kanzleien vielfach vor Herausforderungen gestellt. Über Homeoffice und Wissensvernetzung. Von Jürgen Sykora
Die Pandemie hat unsere Kanzleien vor große organisatorische Herausforderungen gestellt. Im März 2020 mussten viele erstmals eine umfassende Homeoffice-Infrastruktur aus dem Boden stampfen und dementsprechend die kanzleiinternen Prozesse anpassen. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass sich hier nicht nur technische, sondern auch kommunikative Probleme ergeben haben. An meinem eigenen Beispiel möchte ich Erkenntnisse und Lösungsansätze präsentieren: Meine Kanzlei beschäftigte vor der Covid-19-Krise 19 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, heute sind es 24. Im Herbst 2019 bereitete ich für meine Kanzlei ein Projekt mit dem Titel „Gesunde Arbeitsorganisation der Zukunft“ vor, welches vom Fonds Gesundes Österreich unterstützt wurde. Ziel: Die Umstellung der Kanzlei auf einen höheren Digitalisierungsgrad unter Berücksichtigung gesundheitlicher Aspekte. Wir stellten bereits Anfang 2019 unseren Server auf einen Terminalserver um, damit bei uns Desk-Sharing und Homeoffice technisch möglich wurde. Die IT-Infrastruktur für Homeoffice stellte die Kanzlei zur Verfügung, damit die IT-Sicherheit gewahrt werden kann. Die Verbindung zum Server findet über einen VPN-Tunnel statt. Unsere Mitarbeiter konnten bereits vor Covid-19 von zu Hause aus arbeiten. Was noch fehlte, waren ein Microsoft-Exchange-Server, um E-Mails flexibel abrufbar zu machen, und eine digitale Telefonanlage. Es ergeben sich auch Vorteile für die Archivierung von E-Mails. Die Telefonanlage musste neu angeschafft werden, da Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen keinesfalls mit der privaten Handynummer telefonieren sollten. Wir entschieden uns für eine 3CX-Anlage, die nicht nur stationär, sondern auch via Handy-App bedient werden kann. Ferner sind mit der digitalen Telefonanlage Videokonferenzen möglich, was sich als sehr hilfreich erwiesen hat. Videokonferenzen werden in unserer Kanzlei mittlerweile auch für interne Besprechungen genutzt. Unsere IT-Infrastruktur war im März 2020 ausreichend gerüstet. Wir mussten zwar ein paar Webcams und Bildschirme nachbestellen und unseren Kanzlei-Cloud-Zugang optimieren, aber die Umstellung war da bereits vollzogen. Aber: Wer im Homeoffice arbeitet, verliert den Anschluss an sein Team. Mitarbeiter fühlten sich entfremdet und Onboarding-Prozesse verzögerten sich erheblich. Der persönliche Kontakt ist aus meiner Sicht unerlässlich. In der akuten Lockdown-Phase hielten wir täglich Webkonferenzen ab. Dabei ging es um viel Fachliches, aber auch um den Austausch untereinander. Sobald es wieder möglich war, kamen Mitarbeiter zumindest einmal wöchentlich in die Kanzlei.
Kommunikation, Wissenstransfer
Wir entschieden uns, einen weiteren großen Schritt zu machen, und investierten in eine Collaboration-Plattform. In unserem Fall handelt es sich um ein Tool namens Wrike. Es ermöglicht das Zusammenarbeiten an Projekten unabhängig vom Standort der Mitarbeiter. Die Anzahl der internen E-Mails kann reduziert werden und alle Informationen zu einem Jahresabschluss befinden sich an einem Ort. Langwieriges Suchen ist nicht mehr notwendig. Checklisten können im Tool standardisiert abgearbeitet werden. Auch Meetings werden überflüssig und die Zusammenarbeit im Team wird gestärkt. Kollaboratives Arbeitsmanagement war für das Gelingen unseres Projekts der Game-Changer. Es gibt eine Vielzahl an verschiedenen Lösungen am Markt, die nach meiner Erfahrung hauptsächlich von großen Organisationen eingesetzt werden. Dabei sind die Nutzungsvorteile für kleine Unternehmen genauso hoch. Die vergangenen eineinhalb Jahre waren beruflich sehr stressig. Unsere Mitarbeiter standen vor enormen Herausforderungen, mussten in der gleichen Arbeitszeit wesentlich mehr leisten. Belastung kann auch auf Dauer die Gesundheit gefährden. Wir haben daher versucht, möglichst viele stressauslösende Faktoren zu eruieren und zu eliminieren. Angefangen bei Lärmreduktion in der Kanzlei, z.B. durch Headsets, bis hin zu Ergonomie am Arbeitsplatz (auch im Homeoffice). Der Change-Prozess wurde bei uns extern begleitet. Wir stehen erst am Anfang einer Umstellung, in der ich aber die Zukunft sehe.
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