ARBEITSWELT. Über die Homeoffice-Neuregelung 2021 und deren arbeits- und steuerrechtliche Aspekte. Von Wolfram Hitz und Florian Schrenk
Die Arbeit im Homeoffice ist seit vielen Jahren technisch möglich, spielte in Österreich bis zur Covid-Krise allerdings nur eine untergeordnete Rolle. Der Gesetzgeber sah sich nicht veranlasst, diesbezügliche Regelungen zu schaffen, vereinzelt fand man diese nur in Kollektivverträgen zum Thema Telearbeit. Seit dem Beginn der Covid-Krise ist Homeoffice für viele Branchen aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken und findet nach wie vor große Akzeptanz bei Arbeitnehmern und Arbeitgebern, sodass Homeoffice auch unabhängig vom Pandemiegeschehen künftig wohl eine Rolle spielen wird. Aus diesem Grund kündigte die damalige Ministerin Ende 2020 ein Homeoffice-Gesetzespaket an, welches im Frühling 2021 beschlossen wurde und in diesem Artikel behandelt wird. Vorweg ist festzuhalten, dass der Begriff des Homeoffice nicht mit Telearbeit (oder mobilem Arbeiten) gleichzusetzen ist, sondern vielmehr eine Unterform davon darstellt.
Gesetzespaket 2021 – zentrale Bestimmung § 2h AVRAG
Im Arbeitsvertragsrechtsanpassungsgesetz (AVRAG) wurde § 2h geschaffen, welcher die Kernbestimmungen zur Arbeit im Homeoffice beinhaltet. Eingangs enthält § 2h AVRAG eine Begriffsdefinition. Demnach liegt Arbeit im Homeoffice vor, wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt. Mit Wohnung sind eine Wohnung, ein Wohnhaus, aber auch der Nebenwohnsitz oder die Wohnung eines nahen Angehörigen oder Lebensgefährten gemeint. Nicht gemeint ist etwa die Arbeit in einem öffentlichen Coworking Space oder einem Kaffeehaus. Weiters regelt § 2h AVRAG, dass eine Vereinbarung zur Arbeit im Homeoffice aus Beweisgründen schriftlich erfolgen muss. Aufgrund dieser Wortfolge muss das Schriftformgebot nicht mittels Unterschriftlichkeit erfüllt werden; eine diesbezügliche Vereinbarung kann auch auf elektronischem Weg zustande kommen, wie etwa durch betriebliche ITTools, E-Mails etc. Die Gesetzesstelle regelt eine Pflicht des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer die digitalen Arbeitsmittel bereitzustellen. Voraussetzung dafür ist jedoch eine regelmäßige Arbeit im Homeoffice. Unter digitalen Arbeitsmitteln ist wohl in erster Linie ein Laptop zu verstehen, weitere Betriebsmittel müssten durch die Art der Tätigkeit begründet sein. In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass etwaige Ersatzansprüche der Arbeitnehmerin/ des Arbeitnehmers in Bezug auf Stromkosten, Druckkosten etc. aufgrund der analogen Anwendung des § 1014 ABGB geltend gemacht werden könnten. Diese kann man durch einen Pauschalbetrag abgelten, siehe nachfolgend zur Homeoffice-Pauschale. Im letzten Absatz des § 2h AVRAG werden die Kündigungs- und Befristungsmöglichkeiten geregelt. Eine Homeoffice-Vereinbarung kann von beiden Seiten aus wichtigem Grund unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Letzten eines Kalendermonats gekündigt werden. Es können aber zusätzlich auch abweichende Kündigungsbestimmungen vereinbart werden, die nicht zwingend einen wichtigen Grund erfordern. Denkbar ist also die Vereinbarung einer regulären Kündigung z.B. unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Quartalsende. Darüber hinaus ist eine Befristung und auch Mehrfachbefristung einer Homeoffice-Vereinbarung denkbar, wie dies etwa im Fall einer Überstundenpauschale vom OGH als zulässig erklärt wurde. In den Gesetzesmaterialien wird explizit auf datenschutzrechtliche Aspekte hingewiesen. Neben den technischen Gegebenheiten – etwa einer sicheren Internetverbindung, einer Firewall etc. – wird z.B. auch darauf verwiesen, dass im Homeoffice ausgedruckte Daten ordnungsgemäß vernichtet werden sollen. Zumal wohl nach wie vor Hunderttausende Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zumindest teilweise im Homeoffice tätig sind und dies nach der Krise in vielen Fällen beibehalten werden wird, empfiehlt es sich, eine ausführliche schriftliche Homeoffice- Vereinbarung abzuschließen.
Weitere Bestimmungen
Der Gesetzgeber hat weitere Gesetze in Bezug auf die Arbeit im Homeoffice geändert, vielfach handelte es sich um Klarstellungen.
Überblick über die gesetzlichen Neuregelungen
- In § 97 Abs. 1 Z 27 ArbVG wurde ein eigener Betriebsvereinbarungstatbestand geschaffen. Rahmenvereinbarungen für die Arbeit im Homeoffice können in Betriebsvereinbarungen geregelt sein. Die Betriebsvereinbarung ersetzt aber nicht die zuvor erwähnte einzelvertragliche Vereinbarung.
- Das Dienstnehmerhaftpflichtgesetz (DHG) wurde erweitert und soll Anwendung finden, wenn eine im Haushalt des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin lebende Person im Zusammenhang mit Arbeiten im Homeoffice einen Schaden an Arbeitsmitteln des Arbeitgebers verursacht. Praktischer Anwendungsfall könnte etwa sein, dass die Lebensgefährtin/ der Lebensgefährte des Arbeitnehmers/ der Arbeitnehmerin das digitale Arbeitsmittel beschädigt. Im Regressfall wären die Mäßigungsregelungen des DHG anzuwenden.
- In § 4 ArbIG wurde klargestellt, dass Organe des Arbeitsinspektorats zur Durchführung ihrer Aufgaben nicht berechtigt sind, Wohnungen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Homeoffice zu betreten. In diesem Zusammenhang sei erwähnt, dass auch der Arbeitgeber kein Zutrittsrecht hat. Im Sinne der Fürsorgepflicht sind den Arbeitnehmern aber Informationen zur bestmöglichen Gestaltung des Arbeitsplatzes im Homeoffice zur Verfügung zu stellen, es gibt hier etwa Broschüren der AUVA.
- Im ASVG wurde die nachfolgend behandelte Homeoffice-Pauschale mit Verweis auf das EStG abgabenfrei gestellt. Darüber hinaus wurde klargestellt, dass Unfälle im Homeoffice grundsätzlich als Arbeitsunfälle anzusehen sind, wenn sie in einem zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit dem Homeoffice stehen. So ist etwa der Einkauf von Mittagessen während der Homeoffice-Tätigkeit, aber auch der direkte Weg von der oder zur Kinderbetreuungseinrichtung vom Unfallversicherungsschutz erfasst.
Der Gesetzgeber hat im Gesetzespaket Homeoffice hinsichtlich Arbeitszeit nichts geregelt. Es ist darauf zu achten, dass entweder die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten auch im Homeoffice eingehalten werden oder explizit Abweichendes vereinbart wird. Wichtig ist uns darauf hinzuweisen, dass auch im Homeoffice u.a. Höchstarbeitszeitgrenzen und Mindestruhezeiten gelten.
Homeoffice-Pauschale
Das EStG sieht die Möglichkeit zur steuerfreien Zahlung einer Homeoffice-Pauschale vor. Das BMF stellt zu diesem Themenkomplex eine umfassende und ständig aktualisierte Seite mit den „Häufig gestellten Fragen zur Homeoffice- Pauschale“ zur Verfügung. Zahlungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer sind an bis zu 100 Tagen in der Höhe von bis zu EUR 3,– pro Tag abgabenfrei. Diese Zahlungen können sowohl die einleitend erwähnten Pauschalabgeltungen für nicht zur Verfügung gestellte, aber erforderliche digitale Arbeitsmittel umfassen als auch allenfalls freiwillig geleistete Abgeltungen. In Summe (verpflichtende und freiwillige Zahlungen) ist der Betrag mit EUR 300,– pro Jahr gedeckelt. Die Homeoffice-Pauschale ist zweifach begrenzt: Es dürfen jährlich nicht mehr als 100 Homeoffice-Tage und pro Homeoffice-Tag maximal EUR 3,– berücksichtigt werden. Auf Grund welcher arbeitsrechtlichen Bemessung sich dies ergibt, ist für die steuerrechtliche Ermittlung der maximalen Homeoffice- Pauschale nicht relevant, solange der aus der Berechnung Homeoffice-Tage (maximal 100) x EUR 3,– resultierende Höchstbetrag nicht überschritten wird (siehe BMF-FAQs). Im Falle einer Abgabenprüfung kann der Nachweis erforderlich sein, dass an den entsprechenden Tagen (ganztägig) im Homeoffice gearbeitet wurde. ACHTUNG: Hier ist keine Mindestanzahl von 26 Tagen Arbeitsleistung im Homeoffice erforderlich! Zahlt der Arbeitgeber weniger als EUR 3,– pro Homeoffice-Tag (für höchstens 100 Tage im Kalenderjahr), kann der Arbeitnehmer die Differenz auf EUR 3,– pro Tag als Werbungskosten geltend machen. In der Lohnverrechnung müssen die Homeoffice-Tage angeführt werden. Diese Tage scheinen dann am Lohnkonto auf und werden am L16 angeführt. Im Falle einer Abgabenprüfung kann es notwendig sein, Zeitaufzeichnungen mit entsprechenden Vermerken vorzulegen. Das EStG sieht darüber hinaus Absetzmöglichkeiten für vom Arbeitnehmer angeschafftes ergonomisches Mobiliar im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung vor, dies gilt bereits für die Veranlagung 2020. Unter „ergonomischem Büromobiliar“ sind laut BMF etwa ein Schreibtisch, ein Drehstuhl oder eine Schreibtischlampe zu verstehen. Voraussetzung für die Geltendmachung ist, dass zumindest 26 Tage im Jahr ausschließlich im Homeoffice gearbeitet wurde, das unterstreicht die Aufzeichnungspflicht der Arbeitstage im Homeoffice nochmals.
Spannungsfeld bei der Pendlerpauschale
Seit dem 1. Juli 2021 gelten die allgemeinen Regeln für die Pendlerpauschale. Ein Homeoffice-Tag kann nicht für die Pendlerpauschale herangezogen werden. Wird – ausgehend von einer 5-Tage- Woche – wöchentlich regelmäßig drei Tage oder mehr im Homeoffice gearbeitet, steht die volle Pendlerpauschale nicht zu!
„Grenzüberschreitendes Homeoffice“
Arbeitet ein Arbeitnehmer im Homeoffice und befindet sich dieses im Ausland, kann insbesondere sozialversicherungs- und steuerrechtlich eine komplexe Situation entstehen, die im Einzelfall beurteilt werden muss. Sehr vereinfacht dargestellt, wird eine Tätigkeit im europäischen Ausland im Ausmaß von mehr als 25% der Arbeitszeit zu einem Wechsel der abgabenrechtlichen Zuständigkeit führen können.
Conclusio
Abgesehen von der zentralen Bestimmung im AVRAG und der Homeoffice- Pauschale beinhaltet das Gesetzespaket weitgehend Klarstellungen. Weder kann Homeoffice vom Arbeitgeber angeordnet noch vom Arbeitnehmer einseitig angetreten werden, auch arbeitszeitrechtliche Bestimmungen blieben vom Gesetzgeber unberührt. Es empfiehlt sich, im Sinne der Nachhaltigkeit eine detaillierte Vereinbarung abzuschließen, wenn aus dem Kriseninstrument eine Dauereinrichtung werden soll. Mit der Homeoffice-Pauschale und der Möglichkeit, ergonomisches Mobiliar abzusetzen, hat der Gesetzgeber für eine kleine steuerliche Entlastung gesorgt. Insgesamt ist die abgabenrechtliche Seite der Arbeit im Homeoffice – insbesondere bei grenzüberschreitenden Sachverhalten – äußerst komplex und wird gegebenenfalls noch gesetzliche Anpassungen erfordern.
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