PANDEMIE. Viele von uns haben den 31. März 2022 herbeigesehnt. Das Fristende des Fixkostenzuschusses und des Verlustersatzes ließ ab April auf stressfreiere Zeiten hoffen. Von Paul Heissenberger
Obwohl der Wunsch nach einer stressfreien Zeit nach dem 31. März 2022 durch die Ergänzungsgutachten, weiteren Förderungen und liegengebliebenen Abschlüsse nicht ganz in Erfüllung gegangen ist, wird es Zeit, wieder eine gewisse Normalität in der Kanzlei einziehen zu lassen. Als Inhaber einer kleinen Steuerberatungskanzlei, in welcher wir zu elft unsere Mandant:innen unterstützen dürfen, habe ich die Intensität der vergangenen zwei Jahre selbst intensiv erfahren müssen. Es ist einem stets bewusst, dass man von außen leichter Ratschläge erteilen kann, als wenn man selbst in der Situation steckt. Daher werden im folgenden Beitrag ausschließlich Maßnahmen erwähnt, welche wir für uns in unserer Kanzlei seit Anfang April 2022 umgesetzt haben, auch wenn die Zeit weiterhin ein sehr knappes Gut ist.
Mitarbeiter:innen
Dazu wird es notwendig sein, dass die Kanzlei einmal „von oben“ betrachtet wird und auch die letzten 24 Monate im Vergleich mit der Zeit davor betrachtet werden. Wenn man den gedanklichen Schritt aus der Kanzlei macht, ist es in der heutigen Zeit besonders wichtig, sich anzusehen, wie das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen in der Kanzlei ist. Die Mitarbeiter:innen haben in den vergangenen zwei Jahren tolle Arbeit unter meist starkem Zeitdruck geleistet. Daher war meist keine Zeit für Themen, welche aber für die Entwicklung der Mitarbeiter:innen und auch der Kanzlei wichtig sind. Ein großer, früher selbstverständlicher Faktor ist, dass sich Mitarbeiter:innen, welche zusammenarbeiten, auch persönlich kennen. Dies ist durch den verstärkten Einsatz von Homeoffice oftmals in den Hintergrund getreten, aber nicht nur für den fachlichen Austausch untereinander ein wichtiger Faktor. Es sollten auch wieder Ziele der Kanzlei für die nächsten 6 Monate definiert werden und diese auch innerhalb der Kanzlei kommuniziert werden. Führen Sie wieder regelmäßige Mitarbeitergespräche. Dies ist ein wichtiger Punkt, um die Kanzlei von innen wieder besser zu sehen und zu verstehen. Vielleicht gibt es auch Punkte an der Kanzleiinfrastruktur, welche aufgrund von Zeitmangel nicht gesehen wurden, die aber einfach und schnell verbessert werden können.
Mandant:innen
Wie wurden Mandanten vor der Pandemie in unseren Kanzleien serviciert und willkommen geheißen und wie ist dies heute der Fall? Am Höhepunkt der Pandemie war es oftmals üblich sowie auch von einigen Mandanten gewünscht, dass so wenig wie möglich persönlicher Kontakt stattgefunden hat. Es gab viele Videokonferenzen und das Notwendigste konnte so auf schnellem Wege erledigt werden. Aufgrund des hohen Zeitdruckes war es auch in letzter Zeit oftmals nur möglich, die Buchhaltungen, Abschlüsse usw. gerade noch fristgerecht zu erstellen und an die Mandant:innen zu übermitteln. Die Beratung ist so in vielen Fällen vernachlässigt worden. Um hier rasch wieder bei den Mandant:innen ein positives Gefühl zu erzeugen, wenn z.B. eine Nachricht aus unseren Kanzleien gesendet wird, und um rasch eventuell verlorenes Vertrauen wieder zurückzugewinnen, sollte hier auf quick wins gesetzt werden. Dazu gehört unter anderem ein aktives Zugehen auf die Mandant:innen. Eine Möglichkeit wäre, wenn standardmäßig die monatlichen/ quartalsweisen Auswertungen gesendet werden, zusätzlich noch über den Stand am Konto des Finanzamts, der ÖGK usw. zu informieren und darüber hinaus nachzufragen, ob die Vorauszahlungen für Einkommen/Körperschaftsteuer, SVS oder Ähnliches dem laufenden Ergebnis angemessen sind oder ob es hier eventuell Handlungsbedarf gibt.
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