ZUKUNFT. Spaß in Task-Management-Systeme bringen und Auflockerung des Steuer-Alltags mit kleinen Belohnungen. Von Christian Gerstgrasser
In unserem Alltag sind wir mit den verschiedensten Arten von Aufgaben, To-Dos und Fristen befasst. Dabei gibt es Aufgaben, welche uns naturgemäß mehr liegen, und solche, welche wir gerne etwas hinausschieben. Zur letzteren Kategorie gehören im Büroalltag oftmals unliebsame Buchhaltungen, die Beantwortung des x-ten Ersuchens um Ergänzung oder, wie in den letzten Jahren häufig, ein neuer Förderantrag. Was kann man tun, um solche Aufgaben und generell den Arbeits-Alltag spannender zu gestalten?
Motivation durch Spiele-Elemente
Viele kennen es von eigenem oder fremdem Nachwuchs: stundenlanges Herumdrücken auf dem Handy, auch wenn das gespielte Spiel ein sehr repetitives Verhalten abverlangt. Computerspiele können im Gegensatz zu den oben genannten Aufgaben eine stark motivierende Wirkung haben. Dabei wird unser Belohnungssystem im Gehirn so sehr angeregt, dass wir stundenlang am Stück vor dem Bildschirm sitzen können. Erreicht man vorgegebene Ziele, so wird man mit virtuellen Gegenständen oder Gold belohnt. Daran knüpft Gamification an. Damit gemeint ist der Einsatz spielerischer Elemente bei einer eigentlich nicht spielerischen Tätigkeit. Dies begegnet uns heutzutage laufend: von der Fitness App, welche uns zu mehr SitUps motivieren möchte, über den Vokabeltrainer bis hin zur Meditations-App mit wöchentlichen Belohnungen, wenn man wieder etwas länger meditiert hat. So wird versucht, Spaß und Freude beim Ausüben einer sonst wenig unterhaltsamen Aufgabe zu schaffen.
Spielerisch Tasks meistern in der Steuerberatung
Die meisten Kanzleien verwalten Aufgaben und Fristen in der jeweiligen Kanzlei-Software (BMD, RZL, Datev, ...) oder auch über externe spezialisierte Task-Management-Systeme (Asana, Trello, Wrike, Jira etc.). Während externe Task-Management-Systeme dabei oftmals schon mit Gamification-Elementen arbeiten, ist dieses Konzept bei Steuerberatungs-Software noch nicht angekommen. Um den positiven Effekt der Gamification in unserer Kanzlei zu testen, haben wir unser BMD-System in Eigenregie diesbezüglich nachgerüstet und belohnen unsere Mitarbeiter bei der Erledigung von Aufgaben, Fristen oder Steuererklärungen mit der Anzeige von kleinen Überraschungen. Wenn eine Frist vor dem Fälligkeitsdatum – und nur dann! – erledigt wird, erscheint manchmal ein motivierendes Bildchen, welches unverhofft über den Bildschirm huscht: Eine winkende Katze, ein lustiges Bild des Tages oder auch ein Foto-Ausschnitt der letzten Weihnachtsfeier. Im eher trockenen Büroalltag einer fast schon absurden Belohnung zu begegnen, macht den Reiz aus und zaubert ein Lächeln ins Gesicht der jeweiligen Person. Eines ist für einen langfristigen Motivations-Effekt aber wichtig: Abwechslung. Eine Belohnung bei jeder Aktion ist weniger effektiv als ein Erscheinen nach dem Zufallsprinzip. Und auch bei der Art der Rückmeldung muss öfter etwas Neues ausprobiert werden. Seien es monatlich wechselnde Belohnungen, saisonale Gewinnspiele (wer die Belohnung als Erster erhält und einen Screenshot davon macht, erhält einen physischen Preis) und Ähnliches. Von der Nutzung von Soundeffekten sind wir hingegen schnell wieder abgekommen. Das System lebt von Abwechslung und immer wieder unerwarteten Anreizen, welche zum Ausprobieren anregen.
Nutzen in der Kanzlei
In Bereichen, in denen nur wenig Motivation zur Erledigung von unliebsamen Aufgaben vorhanden ist, kann der Gamification-Ansatz helfen, die Produktivität und die Erledigungsrate zu steigern. Mit überschaubarem Aufwand können bestehende Prozesse in der KanzleiSoftware mit Gamification-Elementen angereichert werden. Der Praxis-Versuch in unserer Kanzlei zeigt: Gamification bewirkt zwar keine Wunder, lockert aber den Arbeitsalltag auf und führt tatsächlich zu einer höheren Motivation, Aufgaben zu erledigen. Wenn das BüroGegenüber plötzlich unverhofft einen Lachanfall bekommt oder einfach nur grinsend dasitzt, weiß man: es wurde soeben gerade wieder eine Aufgabe (fristgerecht) abgehakt
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