Die perfekte Betriebsprüfung. Kommunikation vor, während und nach der Betriebsprüfung. Von Stefan Lami
Gutes zu tun, damit haben Steuerberater im Rahmen von
Betriebsprüfungen üblicherweise keine Schwierigkeiten.
Darüber auch zu reden, das stellt für die meisten hingegen eine
große Herausforderung dar.
Die Sicht des Klienten
Niemand mag Prüfungen. Selbst gestandene Unternehmer
blicken Betriebsprüfungen mit gemischten Gefühlen entgegen.
Eine gute Vorbereitung mindert zwar das Risiko, aber ein
Restrisiko besteht immer. „Teilt der Betriebsprüfer unsere
Sichtweise?“ „Was könnte der Betriebsprüfer – berechtigt oder
unberechtigt – alles in Frage stellen?“ Das sind nur einige der
Fragen, die den Unternehmer beschäftigen, wenn eine Betriebsprüfung
angekündigt worden ist.
Während der Betriebsprüfung – insbesondere in der
„heißen“ Phase – sprechen Klienten untereinander über ihren
Steuerberater, und zwar deutlich öfter und gezielter, als sie das
sonst tun. Denn sie haben ja auch ein spannendes Thema, das
Unternehmerkollegen und Freunde interessiert. Wie sie die
Leistung ihres Steuerberaters beurteilen, hängt davon ab, wie es
diesem gelingt, gute Arbeit zu leisten und – ganz wichtig – die
erzielten Erfolge dem Klienten zu vermitteln.
Umgekehrt ist eine missglückte Betriebsprüfung einer der
häufigsten Gründe für einen Wechsel des Steuerberaters.
Bemerkenswert ist, dass sich viele dieser aus der Sicht des
Klienten „missglückten“ Betriebsprüfungen fachlich-inhaltlich
durchaus in einem akzeptablen Rahmen bewegt haben. Die
negative Bewertung erfolgte vielmehr deshalb, weil es dem
Steuerberater nicht gelungen ist, die aufgetretenen Probleme
dem Klienten zeitgerecht und verständlich mitzuteilen und mit
ihm hierüber ins Gespräch zu kommen. Die Grundlage für eine
optimale Kommunikation im Rahmen einer Betriebsprüfung
wird schon lange vor deren Ankündigung geschaffen. Bereits bei
der Erstellung des Jahresabschlusses sollten die Gestaltungsspielräume
und mögliche Risikofelder besprochen werden. So
detailliert, ausführlich und verständlich wie möglich. In jedem
Fall gehört der Punkt „Risiken Betriebsprüfung“ auf die
Tagesordnung für die Jahresabschlussbesprechung.
Topvorbereitung ist Pflicht
Mit einer soliden Vorbereitung kann man einen großen Teil der
Unsicherheiten beseitigen, die jede Prüfung mit sich bringt. Ein
Teil der Vorbereitung ist die fachlich-inhaltliche Aufbereitung
der Betriebsprüfungsrisiken. Hier gibt es keine Kompromisse.
In einem ausführlichen persönlichen Gespräch sollten alle
bekannten Risiken mit dem Klienten besprochen und
Argumentationsketten bzw. -linien abgestimmt werden. Fragen
Sie den Klienten auch nach den sprichwörtlichen Leichen im
Keller. Beschönigungen helfen hier nicht weiter und eine gezielte
fachmännische Unterstützung ist nur dann möglich, wenn Sie
– und der Klient – abschätzen können, welche neuralgischen
Diskussionspunkte auftauchen können. Das Thema
„strafbefreiende
Selbstanzeige“ sollte in diesem
Zusammenhang keinesfalls
vergessen werden; es darf daher in der Checkliste zur Vorbereitung
einer Betriebsprüfung keinesfalls fehlen.
Der zweite Teil der Vorbereitung besteht darin, alle
organisatorischen Maßnahmen zu besprechen. Investieren Sie
ausreichend Zeit dafür, denn damit nehmen Sie dem Klienten,
insbesondere wenn sein Unternehmen zum ersten Mal geprüft
wird, einen Teil seiner Ängste in Bezug auf die Betriebsprüfung
ab. Außerdem legen Sie so erste Kommunikationsstrategien für
die Betriebsprüfung fest. Die Kunst einer gelungenen
Vorbereitung liegt darin, mögliche Fragestellungen des
Betriebsprüfers vorwegzunehmen. Dabei ist es hilfreich,
möglichst viel über den Betriebsprüfer zu wissen: Wie „tickt“ er?
Welche Schwerpunkte setzt er üblicherweise? Immer wieder ist
festzustellen, dass vergessen wird, eine Betriebsbesichtigung
durchzuführen, was zu unangenehmen Überraschungen führen
kann. Gehen Sie mit dem Klienten durch sein Unternehmen
und versuchen Sie, den Betrieb mit den Augen des Prüfers zu
sehen. Seien Sie kritisch – der Prüfer ist es auch. Zum Standard
jeder Betriebsprüfung gehört es, dass bei Prüfungsbeginn ein
Steuerberater
anwesend ist.
Offene Kommunikation
Während der Prüfung sollten
Sie mit dem Klienten intensiv
kommunizieren.
Unabhängig
davon wo die Betriebsprüfung stattfindet.
Nur so bekommt der Klient Ihren Einsatz mit. Steht die
Betriebsbesichtigung durch den Prüfer an, muss der Steuerberater
präsent sein. Sobald die schriftlichen Prüfungsfeststellungen
des Betriebsprüfers vorliegen, ist es Zeit für ein
erstes Zwischenresümee:
Welche bereits erwarteten Punkte hat
der Prüfer aufgenommen? Welche erwarteten Problemfelder
wurden nicht aufgedeckt? Welche Sachverhalte sind neu?
Diese Fragestellungen sollten Sie in einem ausführlichen
Gespräch mit dem Klienten analysieren. Möglicherweise
können Sie trotz umfangreicher Prüfungsfeststellungen schon
die ersten Erfolge verbuchen, da erwartete sensible Sachverhalte
nicht aufgenommen
wurden. Sprechen Sie diese Punkte aktiv
an und sagen Sie auch, dass Sie sich weiter dafür einsetzen
werden, die übrigen Feststellungen vom Tisch zu bekommen.
Dann legen Sie die weitere Betriebsprüfungsstrategie fest.
Nagelprobe Schlussbesprechung
Die Schlussbesprechung ist das Highlight jeder Betriebsprüfung.
Der Klient erlebt dort seinen Steuerberater „in action“. Es gibt
nur wenige Situationen im Berufsleben eines Steuerberaters, in
denen er so unmittelbar von seinen Klienten wahrgenommen
wird. Das Engagement in der Schlussbesprechung setzt deshalb
den i-Punkt auf alle vorangegangenen Bemühungen des
Steuerberaters.
Die Schlussbesprechung ist das Highlight jeder Betriebsprüfung.
Der Klient erlebt dort seinen Steuerberater „in action“.
Das Honorar klären
Der Wert einer Dienstleistung ist am höchsten, bevor diese
ausgeführt wird. Das gilt auch für die Betriebsprüfung. Sie
ist allerdings jene Steuerberaterleistung, für die es am
schwierigsten ist, ein fixes Honorar im Vorhinein zu
bestimmen. Natürlich kann auch ein Stundensatz vereinbart
werden. Nur zeigt die Erfahrung, dass Sie damit „Wert“
verschenken, denn die im Rahmen einer Betriebsprüfung
erforderlichen wissens- und erfahrungsgeprägten Leistungen
lassen sich nur schwer in einen Stundensatz einpreisen. Es
hat sich deshalb eine Methode der Honorargestaltung als
Königsweg erwiesen, die sowohl für den Klienten als auch
für den Steuerberater ideal ist: Sie besteht darin, das Honorar
(erst) unmittelbar nach der Schlussbesprechung
festzulegen.
Noch am Tag der Schlussbesprechung sollten Sie dann die
Honorarnote für die Betriebsprüfung an den Klienten
schicken. Warten Sie nicht auf den Bericht des Betriebsprüfers
und/oder die Prüfungsbescheide. Der Wert der Betriebsprüfung
nimmt – aus der Sicht des Klienten – mit
jedem Tag dramatisch ab.
Für Zufriedenheit sorgen
Studien belegen es immer wieder aufs Neue: Allein die Tatsache,
dass Kunden nach ihrer Zufriedenheit gefragt werden, erhöht
deren Zufriedenheit mit dem erworbenen Produkt bzw. der
konsumierten Dienstleistung. Deshalb sollten Sie nicht nur am
Ende, sondern auch während der Betriebsprüfung den Klienten
immer wieder fragen was Sie für seine Zufriedenheit tun
können. Sie setzen damit ein Zeichen für Ihren unermüdlichen
Einsatz und eröffnen sich dadurch zugleich die Chance, eine
wirklich perfekte Betriebsprüfung hinzulegen.
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