Zur Sicherheit

Praxis. Über die Registrierkassenpflicht als Herausforderung für die Beratung. Von Erich Huber

Durch die Steuerreform 2015 gerät der Bereich der Grundaufzeichnungen und der Aufzeichnungseinrichtungen vermehrt in den Fokus der Beratung. Ab 1. 1. 2016 werden Beriebe, die über EUR 15.000,– Jahresumsatz und über EUR 7.500,– Barumsätze tätigen, ihre Erlöse mittels eines elektronischen Aufzeichnungssystems (ELAS) festhalten müssen. Ab 1. 1. 2017 werden diese Aufzeichnungssysteme zusätzlich durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation gesichert sein müssen. Dazu wurde eine eigene Registrierkassensicherheitsverordnung erstellt. Mittels einer Signaturerstellungseinheit werden künftig die erfassten Umsätze kryptographisch mit digitaler Signatur gegen spurlose Veränderungen gesichert. Diese Signatur wird auf dem verpflichtend auszustellenden und vom Kunden verpflichtend entgegenzunehmenden Beleg erkenntlich gemacht, kann mittels Smartphone (APP) über einen Server verifiziert werden und wird im Datenerfassungsprotokoll des elektronischen Aufzeichnungssystems gespeichert. Damit sind künftig mittels Prüfsoftware zeitlich wesentlich gestraffte Betriebsprüfungen auf Vollständigkeit möglich.

Mittels einer Signaturerstellungseinheit werden künftig die erfassten Umsätze kryptografisch mit digitaler Signatur gegen spurlose Veränderungen gesichert.

Auzeichnungseinrichtungen

Das umfassend veränderte Umfeld der digitalen Aufzeichnungen und Aufzeichnungseinrichtungen wird künftig die Auseinandersetzung mit ev. neuen Themenbereichen bedingen, um den vermehrt auftretenden Beratungsbedarf abdecken zu können:

• Grundkenntnisse über Aufzeichnungssysteme (einfache summenspeicherbasierte Kassen, proprietäre Kassensysteme, PC-Kassen, Kassenwaagen, Taxameter, APP-Kassen usw.)
• Technik der Kassenarten i.Z.m. Datenerfassung, Datenverarbeitung, Datenspeicherung (Erfassungsspezifitäten als Grundlage für ordnungsmäßige Dokumentation, Ansatz von Sicherheitsmaßnahmen, Gesamtordnungsmäßigkeit)
• Dokumentation
  • Erzeugte Aufzeichnungen und Daten über Geschäftsfälle (Belege, Berichte, Datenerfassungsprotokoll)
  • Verfahrensdokumentation und Protokollierung von Stammdaten (Handbücher, Umprogrammierungen, Update- und Versionsdokumentation, Einrichtungsprotokolle)
• Risiken der Systeme bei Erfassung und Verarbeitung (Manipulationsmorphologie bei Eingabe / Nichteingabe, Stornos, Löschung, Datenbankproblem, Backoffice-Problem)
• Sicherheiten bei Erfassung und Verarbeitung (Sicherheitseinrichtung, kryptografischer Manipulationsschutz, Verkettung von Geschäftsfällen
• Maßnahmen der Finanzverwaltung i.Z.m. Erfassung, Verarbeitung und Datenzugriff (z.B. Belegpflicht, Belegentgegennahmepflicht, Kassenpflicht, Berichts- und Erklärungspflichten, Kassennachschau, verdeckte Beobachtung, Formate zu exportierender Daten)
• Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit (sachlichen Richtigkeit von Aufzeichnungen und Daten
• Folgen von Nichtordnungsmäßigkeit (Schätzung, Finanzstrafe usw.) Darüber hinaus stellt sich für die Steuerpflichtigen die Frage, welche Aufzeichnungssysteme angeschafft werden sollen, bzw. wie die Umrüstung eines vorhandenen elektronischen Aufzeichnungssystems (ELAS) durchzuführen ist. Diesbezüglich sind vier Gruppen zu unterscheiden:
  1. kein ELAS vorhanden – Neuanschaffung nötig
  2. veraltetes bestehendes ELAS technisch nicht mehr umrüstbar – Neuanschaffung nötig
  3.veraltetes bestehendes ELAS technisch umrüstbar – technische Umrüstung möglich unter erheblichem finanziellem Aufwand
  4. bestehendes ELAS technisch am aktuellen Stand – technische Umrüstung möglich unter relativ geringem finanziellem Aufwand Vom Berater sollte jedenfalls Unterstützung bei Update bzw. Aufrüstung umrüstbarer Kassen gegeben werden und es sollten folgende Überlegungen einfließen:
  • Umrüstungskosten sind abhängig von den
    • technischen Gegebenheiten (technischer Standard, Alter des Systems, regelmäßige Updates)
    • vom Hersteller/Programmierer und seinem Profitstreben 
  • Einfache Registrierkasse (KRL Typ 2)
  • Ökonomische Umrüstung nur bei den ganz neuen Modellen möglich, die bereits auf eine Sicherheitseinrichtung vorbereitet sind
  • proprietäres Kassensystem (KRL Typ 3)
    • je nach technischer Aktualität nachrüstbar –
    • Bauteile zuzügl. Updates
  • PC-Kasse (KRL Typ 3)
    • kaum Hardwarekosten (USB-Kartenleser – EUR 10,–).
    • Schnittstellenprogrammierung und Update, unmittelbar abhängig von Preisvorstellungen des Herstellers

Die Implementierung der Steuerreform im aufzeichnungsrechtlichen und -technischen Bereich sowie deren Umsetzung (Sicherheitseinrichtungen, Prüfungstechnik, Maßnahmen der Steueraufsicht) dient zuallererst der Steuergerechtigkeit und soll dem seine Verpflichtungen erfüllenden Steuerpflichtigen erstmals einen Rechtsanspruch auf Ordnungsmäßigkeit verschaffen. Es handelt sich dabei um ein Langzeitprojekt und wird die Beraterschaft und die Finanzverwaltung realistisch jedenfalls zumindest bis 2018 intensiv beschäftigen. Die damit verbundenen durchzuführenden Maßnahmen sollten als Chancen zu einer Rechtssicherheit für die Anständigen gesehen werden.

Die Implementierung der Steuerreform im aufzeichnungsrechtlichen und -technischen Bereich sowie deren Umsetzung dient zuallererst der Steuergerechtigkeit.