AUSSICHT. Ein Zukunftsthema zur Chefsache machen. Von Paul Heissenberger
Um von Digitalisierung einer Kanzlei zu sprechen, ist es nicht ausreichend, lediglich die Buchführung zu digitalisieren. Die digitale Buchführung ist aber ein Baustein einer digitalen Kanzlei und viele Unternehmer wissen wenig über die Möglichkeiten. Deshalb sind heute erst wenige Steuerberater und Unternehmer online miteinander verbunden. Als Steuerberater wird man sich der digitalen Zukunft jedoch stellen müssen, denn die Entwicklung in der Buchhaltung ist vorgezeichnet. In Zukunft wird nicht mehr der Buchhalter die vom Mandanten in ausgedruckter Form übergebenen Belege und Bankdaten in die EDV eingeben, sondern der Mandant selbst wird seine Belege scannen. Über Schnittstellen werden die digitalen Daten anschließend in die Buchhaltungssoftware eingespielt und teilautomatisch verbucht. Die Vorteile: Es gibt keine Belegtransporte mehr, Belege müssen nicht mehr gelocht, abgelegt oder in Ordnern gesucht werden. Die Daten sind digitalisiert und jederzeit per Klick abrufbar. Selbstredend, dass sich dadurch Änderungen in der Steuerkanzlei ergeben.
Wird das Thema vom Steuerberater erst einmal angefasst und den Mandanten der Nutzen vermittelt, steht der Umstellung nahezu aller Mandanten nichts im Weg.
Wie schafft man einen Mehrwert für Mandanten?
In Gesprächen mit Kollegen fällt auf, dass bei einem Umstieg auf digitale Buchführung Honorareinbußen befürchtet werden. Daher sollte das Ziel der Buchhaltung für die Zukunft sein, einen Mehrwert für den Mandanten zu schaffen. Das gelingt, wenn man sie mit qualitativ hochwertigen Auswertungen aus der Buchhaltung versorgt, aus denen sie Entscheidungsgrundlagen für ihr Geschäft ableiten können. Mandanten sind gerne bereit, im Vergleich zur manuellen Buchhaltung denselben Preis zu bezahlen, wenn der Output aus der Buchhaltung und die betriebswirtschaftliche Beratung verbessert werden. Für Steuerberater ergeben sich durch die Digitalisierung zuerst Veränderungen und anschließend Verbesserungen – spätestens dann, wenn eine Vielzahl von Mandanten für die digitale Buchführung gewonnen werden konnte. Werden die Schnittstellen zwischen dem Fakturierungsprogramm des Mandanten und der Buchhaltungssoftware des Steuerberaters richtig programmiert, ergibt sich für den Steuerberater nicht nur eine Zeitersparnis, sondern auch eine Reduzierung der Fehleranfälligkeit. In der Phase der Schnittstellenentwicklung ist es ratsam, sich ausreichend Zeit zu nehmen und alle Eventualitäten durchzuspielen. Auf diese Weise können mögliche Fehlerquellen ausgeschlossen und Themen, wie z.B. unterschiedliche Steuercodes in der Umsatzsteuer für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Lieferungen in Österreich, von vornherein richtig definiert werden.
Digitale Kanzlei ist Chefsache
Die Automatisierung der Buchführung und die digitale Kanzlei sind Themen, die man als Steuerberater nicht wegdelegieren sollte. Der Steuerberater selbst muss sich dieser wichtigen Sache annehmen – insbesondere deshalb, weil es in der Schaffung der Schnittstellen umsatzsteuerliches Expertenwissen braucht. Am besten sucht man sich ein bis zwei Mitarbeiter, die an Modernisierung und Automatisierung interessiert sind, und führt die ersten Kunden erfolgreich in die digitale Welt ein. Ist das geschafft, werden viele Mandanten folgen – allen voran moderne Jungunternehmer und auch österreichweit bzw. international agierende Unternehmen.
Das Technikangebot
Aktuell bieten die meisten Softwarehersteller gute Möglichkeiten, die Beleg- und Bankdaten aus Schnittstellen einzuspielen. Momentan stellt vielleicht die Datenbeschaffung noch gewisse Schwierigkeiten dar. Hinzu kommt, dass es für einige Mandanten noch eine Überwindung bedeutet, dem Steuerberater eine Bankeinsichtsberechtigung und damit die Erlaubnis zu geben, die Bankdateien herunterzuladen. Alles in allem sind diese Anfangsschwierigkeiten jedoch überwindbare Hürden. n
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