Die Meetings der Zukunft

DIGITALISIERUNG. Online oder vor Ort? Über Konferenzen und Besprechungen im Zeitalter der Digitalisierung. Ein Faktencheck. Von Sabine Kosterski

Die Kommunikation in einer WT-Kanzlei wird im digitalen Zeitalter noch essentieller werden. Die steuerlichen Vorgänge werden komplexer, Aufgabengebiete spezieller und Verantwortung breitgefächerter, dies verlangt vor allem eines: Informationsund Erfahrungsaustausch. Die Zahlen belegen deutlich einen Trend: in den vergangenen fünf Jahren ist die Anzahl und die Dauer der investierten Arbeitszeit in Bezug auf Konferenzen/Besprechungen in Österreich gestiegen (siehe Austrian Convention Bureau, 2018).

Persönlich versus online

Eine Frage, bei der sich die Geister oft scheiden, ist die, ob ein Meeting physisch oder virtuell abgehalten werden soll. Technisch ist es schon seit vielen Jahren möglich, eine zuverlässige und qualitativ hochwertige Videokonferenz zu veranstalten. Manche Menschen haben ein unbehagliches Gefühl, wenn sie online mit Gesichtserkennung teilnehmen. Manche telefonieren lieber, manche brauchen den persönlichen Kontakt vor Ort. Der jüngeren Generation fällt es wohl am leichtesten „online“ teilzunehmen.

Die Zusammenarbeit mit Freelancern und Homeoffice-Mitarbeitern nimmt zu, der Austausch wird umso wichtiger, damit alle up to date sind und keine Schnittstellen verloren gehen. Bei internationalen Kanzleimeetings ist der Einsatz von virtuellen Besprechungen bereits lange Usus. Kleine und mittlere Kanzleien können durch Online-Zuschaltungen Spezialisten zu Beratungen hinzuziehen und umgekehrt. Dadurch kann ein größeres Leistungsangebot für die Klienten angeboten werden. Das Online-Meeting spart Geld und Zeit, die wohl knappsten Ressourcen der heutigen Welt. Wenn man die Reisekosten, die CO2-Einsparungen und die oft langen Reisestrecken, die einen ermüden und dann nur teils als Arbeitszeit in Form von Telefonaten genützt werden können, berücksichtigt, dann wird klar, dass sich persönliche Meetings nicht wirklich rechnen können.

Jedoch die Vernetzung der Kollegen, der Mitarbeiter, der Klienten und die Kontaktpflege erfordern nicht nur unsere Sinne „zu hören und zu sehen“ – es gilt auch, die Atmosphäre zu spüren und zu erleben. Der Austausch von face-toface bedeutet, die Meeting-Teilnehmer mit allen Sinnen zu erfassen und zu begreifen. Und das heißt Vertrauens- und Beziehungsaufbau.

Ablauf von virtuellen (und/oder persönlichen) Meetings der Zukunft

Eine „Meeting-Reform“ sollte in jeder Kanzlei von Mal zu Mal in Betracht gezogen werden. Wie effizient laufen die Kanzlei-, Klientenmeetings ab – bedarf es mehr Technologie oder Disziplin, um wertvolle Zeit und das vorhandene Informationspotential voll auszunützen? Wichtig wird sein, dass in WT-Kanzleien eine Strategie für unterschiedliche Mitarbeiterzusammenarbeitsformen aufgebaut wird. Ohne über das große Ganze nachzudenken, macht es wenig Sinn, blind in neue technologische Lösungen zu investieren. Laufen die Meetings effizient in der Kanzlei ab? Mobile Meetings sparen Zeit und sind meist effizienter und bringen Kopf und Gedanken in Bewegung. Stehende Meetings sind meist kürzer. Sind Meeting überhaupt notwendig oder reicht eine Telefonkonferenz? Verschiedene Generationen arbeiten zusammen und es bedarf einer benutzerfreundlichen Technologie, um Meetings und somit wertvolle Arbeits- und Lebenszeit zu optimieren. Die Grundregeln: Pünktlicher Beginn und Ende, eine klare relevante Agenda, zielgerichtete Kommunikation sollte bei jedem Meeting erfüllt sein. Welche technische Unterstützung erzielt bei Meetings effiziente Ergebnisse:

• Flexible Terminplanung Mittels „Artificial intelligence“ können Termine der Teilnehmer im System abgeglichen und ein gemeinsamer Termin festgesetzt und als Erinnerung vorgemerkt werden.
• Vorbereitete Unterlagen Vorabinformationen für einen gleichen Wissensstand z.B. mittels Cloud-Technologie.
• Strukturierter Ablauf Zu Beginn muss alles laufen: d.h. intuitive Technik, damit keine Zeit mit dem Anschließen und Verbinden von Geräten verschwendet wird. Im Vorfeld digitale Aufbereitung der Agenda, damit alle Informationen auf einen Blick verfügbar sind. Wichtig für den Ablauf: Klare Rollen und Verantwortungsverteilungen. Einsatz von Multimedia und verschiedene Meetingformen wie z.B. im Huddle- Stil für kreative Meetings oder Brainstormings können Mitarbeiter dazu bringen, sich stärker einzubringen. Weiters darauf achten, dass Störungen minimiert werden, z.B. durch die Nutzung von Handys und Laptops.
• Moderne Infrastruktur des Meetingraumes Eine konstante und leistungsfähige Internetanbindung versteht sich von selbst. Hinzu kommen Kameras, die den gesamten Raum erfassen, ein großer Bildschirm als zentraler Informations- HUB und Audiogeräte, die mit Spracherkennung arbeiten. Das Gesprochene wird dabei aufgenommen und in die jeweils benötigte Sprache übersetzt.
• Das moderne Protokoll Mittels Spracherkennung werden die in Echtzeit besprochenen Inhalte in Text verwandelt und an alle Adressaten versandt.

Im Zeitalter der Künstlichen Intelligenz wird der Mensch mit all seinen Sinnen weiterhin im Mittelpunkt stehen. In der Steuerberater- und Wirtschaftsprüferbranche wird es wohl darum gehen, dass eine bewusste und effiziente Mischung virtueller und persönlicher Meetings unter Einsatz moderner Technologie eingesetzt wird.