DOKUMENTATION. Über Verantwortlichkeiten, Prüfungsdokumentation und Erklärungen des Managements. Von Peter Kopper-Zisser
Schriftliche Erklärungen vom „Management“ beziehungsweise von den „für die Überwachung Verantwortlichen“ sind im Rahmen der Abschlussprüfung eine willkommene Vervollständigung unserer Prüfungsdokumentation. Sie stellen zwar für sich alleine keinen ausreichend geeigneten Prüfungsnachweis dar, können aber durchaus erforderlich sein. ISA 580 unterscheidet zwischen der schriftlichen Erklärung zu den Verantwortlichkeiten des Managements und weiteren schriftlichen Erklärungen, welche aufgrund der Anforderungen in anderen ISAs erforderlich gemacht werden. Diese schriftlichen Erklärungen sind entweder vom Management oder von der für den jeweiligen Bereich zuständigen Person anzufordern.
Schriftliche Erklärung zu den Verantwortlichkeiten des Managements
Der Abschlussprüfer hat eine schriftliche Erklärung einzuholen, dass der Verantwortlichkeit für die Aufstellung des Abschlusses und für die Vollständigkeit der zur Verfügung gestellten Informationen nachgekommen wurde. Die Tatsache, dass diese Verantwortlichkeiten in Gesetzen geregelt sind, ersetzt nicht die angeforderte schriftliche Erklärung.
Was ist zu tun, falls Zweifel an der Verlässlichkeit bestehen oder eine erforderliche schriftliche Erklärung nicht abgegeben wird?
Bestehen Zweifel an der Verlässlichkeit der abgegebenen schriftlichen Erklärung aufgrund von Unstimmigkeiten mit anderen Erklärungen oder Prüfungsnachweisen bzw. falls Kompetenz, Integrität, Sorgfalt oder ethische Wertvorstellungen des Managements fraglich sind, muss die Risikobeurteilung neu überdacht und geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Es muss im Einzelfall überlegt werden, welche Auswirkungen dies im Allgemeinen auf die Verlässlichkeit der anderen schriftlichen oder mündlichen Erklärungen und erhaltenen Prüfungsnachweisen hat. Sind die Zweifel ausreichend stark oder werden gar keine erforderlichen Erklärungen abgegeben, hat dies eine Nichtabgabe des Prüfungsurteils zur Folge, da nicht ausreichend geeignete Prüfungsnachweise erlangt werden konnten und die möglichen Auswirkungen umfassend, also nicht auf einzelne Konten oder Abschlussposten eingrenzbar, sind. Die meisten schriftlichen Erklärungen werden in der Praxis über die Vollständigkeitserklärung zum Datum des Bestätigungsvermerks abgefragt. Sollte sich das Management weigern, diese zu unterschreiben, würde dies zwangsläufig zu einer Nichtabgabe eines Prüfungsurteils führen. Falls der Fall eintreten sollte, dass das derzeitige Management nicht während des Zeitraumes tätig war, auf den sich der Bestätigungsvermerk bezieht, liegt dies trotzdem in deren Verantwortungsbereich und es sind die Unterschriften des aktuellen Managements erforderlich. Sollte das Management eine Modifizierung in der Vollständigkeitserklärung vornehmen, kann sich dies auf das Prüfungsurteil auswirken. Da eine verlässliche schriftliche Erklärung abgegeben worden ist, hat dies nicht zwingend Auswirkung auf den Vermerk des Abschlussprüfers, jedoch ist zu beurteilen, ob die Modifikation in der Vollständigkeitserklärung an sich Auswirkung auf das Prüfungsurteil haben kann. Letztendlich ist die formelle Vollständigkeitserklärung ein essentieller Bestandteil der Abschlussprüfung und unumgänglich für einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk.
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