Digitalisierung ist im Geschäftsbereich das Wort des Jahres. Es wird rund um die Digitalisierung sensibilisiert, es wird informiert und es werden Projekte initiiert. Eines ist fix: Auf unseren Berufsstand kommen Chancen und Risiken zu, die wir in Wettbewerbsvorteile verwandeln können.
Wo liegen unsere Chancen?
Aufgrund der Digitalisierung stehen uns jederzeit Informationen auf allen Aggregationsebenen unmittelbar zur Verfügung. Beispielsweise kann eine Bilanzposition auf die Konten heruntergebrochen werden, in der Folge auf die einzelnen Buchungen und die Buchungen wiederum auf die elektronisch darstellbaren Belege. Das Ausheben von Belegen und der damit verbundene Zeitaufwand fallen weg. Darüber hinaus sind auch alle weiteren Prozessschritte, wie es zu bestimmten Wertansätzen gekommen ist, inklusive Korrespondenz, Nebenrechnungen etc., elektronisch dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar, wobei offene Aufgaben elektronisch (z.B. mittels Wiedervorlageerinnerung) gesteuert werden. Die Zusammenarbeit zwischen Klienten und Steuerberatern wird vereinfacht, da die Schnittstellen flexibler werden. Beispielsweise kann beim Scannen von Eingangsrechnungen definiert werden, ob diese der Klient oder die Kanzlei digitalisiert. Hierzu sei angemerkt, dass dies in ein paar Jahren ohnehin hinfällig sein wird, da dann Rechnungen nur mehr digital kursieren werden. Da der Klient laufend seine Belege übermitteln kann, werden die Buchungszyklen verkürzt. Aufgrund der Möglichkeiten kann nun tagfertige Buchhaltung durch uns erzeugt werden, sodass Chancen in der Erweiterung des Leistungsspektrums in Richtung Mahnwesen und Zahlungsverkehr entstehen. Die Vernetzung ermöglicht, dass verschiedene Beteiligte unmittelbar auf Informationen zugreifen können. Viele Rechnungswesen-Schritte werden derzeit redundant durchgeführt. Ausgangsrechnungen werden elektronisch in einem Fakturierungsprogramm des Klienten erstellt, dann ausgedruckt und anschließend im Rahmen der Buchhaltung digitalisiert und verbucht. In der Regel kann man aber die Ausgangsrechnungen als Datei einlesen und automatisch verbuchen. Dies führt ab einem bestimmten Belegvolumen zu großen Effizienzsteigerungen, aber auch zu neuen Herausforderungen. Denn nun wird nicht jeder Beleg in die Hand genommen und beim Verbuchen kontrolliert, sondern das gesamte Buchungsfile eingelesen. Natürlich wird man anhand einer Kontrollsumme checken, ob alles richtig eingelesen wurde. Doch reicht das als Qualitätssicherung? Sicher nicht. In Zukunft muss man den Arbeitsaufwand vom Verbuchen ins Kontrollieren verlagern. Es verbleiben jedoch keinerlei Effizienzvorteile, wenn das Kontrollieren länger als das manuelle Verbuchen dauert. Wir werden neue Leistungen entwickeln. Beispielsweise werden wir Prüfungen in den vorgelagerten Systemen durchführen. Die ITKompetenz unserer Rechnungswesen-Mitarbeiter wird steigen, ebenso werden wir den Prozess stärker zerlegen und Mitarbeiter mit Spezialkompetenzen (IT-Schnittstellen, Systemprüfung etc.) aufbauen. Neben der IT-Kompetenz wird die Betriebswirtschaftskompetenz immer wesentlicher. Die Betriebswirtschaft bietet uns einen Doppelnutzen: Einerseits erhöhen wir den Nutzen des Rechnungswesens für unsere Klienten, da schnellere, aussagekräftigere Informationen zu einer besseren Steuerung der Klientenunternehmen führen. Andererseits werden die Sichtkontrollen von Belegen im Rechnungswesen-Prozess weniger werden, und Kontrollgrößen zunehmend wichtiger. Wenn sich beispielsweise Forderungsumschlagshäufigkeiten stark ändern oder die Zinsen in Relation zu den Bankkonten unrealistisch sind, so wird man genau hier vertiefend prüfen, ob dies so sein kann.
Die Zusammenarbeit zwischen Klienten und Steuerberatern wird vereinfacht, da die Schnittstellen flexibler werden
Automatisierung
Die Logikroutinen für die automatische Erkennung von Buchungssachverhalten werden immer besser. In einer Zeit, wo das Rechnungswesen automatisch abläuft, werden wir nur kontrollieren und kaum mehr manuell eingreifen. Die Digitalisierung wird stark vom Thema „Industrie 4.0“ angetrieben. Dabei sieht das Wort „Industrie“ so aus, als ob Klein- und Mittelbetriebsklienten nicht betroffen wären. Das stimmt nicht: Lieferanten-Kunden Beziehungen werden auch zunehmend digital abgewickelt. Auch im KMU-Bereich werden schon heute Bestellungen über Portale elektronisch durchgeführt, die Lieferung ist daraufhin verfolgbar und der Beleg wird elektronisch zugestellt. Trotz dieses Ausblicks erleben wir derzeit in der Praxis, dass unsere Digitalisierungs- und Automatisierungs-Initiativen tendenziell gar keine Effizienzvorteile bringen. Bei einem Kleinstklienten ist ein gedruckter Beleg meist noch immer von einer flotten Buchhaltungskraft schneller und richtiger verbucht, als mittels Einrichten einer Schnittstelle und automatischer Übernahme von Buchungsfiles.
Daher stellen sich die Fragen:
- Wie müssen wir unsere Prozesse aufsetzen, damit wir Effizienzvorteile haben?
- Wie stellen wir Qualität sicher, wenn wir zunehmend keine Belege vollständig beim Buchen kontrollieren?
- Welche Prozessschritte müssen wir in der Kanzlei umorganisieren? Welche Schritte kann und soll der Klient machen?
- Welche Potenziale sind leicht zu heben? (z.B.: Werden überhaupt schon alle automatischen Übernahmen im eigenen Rechnungswesen genutzt?)
- Wie erhöhen wir die Informationsversorgung des Klienten? (rascher, informativer, bedarfsgerechter)
Aus diesem Grund werden plattformabhängige Seminare für Kanzleileiter und Mitarbeiter angeboten. Es wird aufgezeigt, wie man effizient Belege digitalisiert, Datenfiles einliest und das Rechnungswesen auf Richtigkeit kontrolliert.
Erscheinungsdatum:
