KOMMUNIKATION. Wie Sie mit Evaluierung psychischer Belastungen den Erfolg Ihrer Kanzlei steigern können. Von Maria Antonia Scheidl
Jeden Tag kommen Sie und ihre Angestellten in die Kanzlei und arbeiten entsprechend ihrer Ausbildung, Erfahrung und Kanzleistruktur für Ihre Klienten. Dabei gibt es gute und weniger gute Tage. Mal liegt es an den Anforderungen der Klienten und das andere Mal liegt es an der Stimmung in der Kanzlei. Wenn diese „ups and downs“ in einem gleichmäßigen Rhythmus kommen, so ist das völlig normal. Wir sind nun mal alle keine Maschinen. Doch wenn sich die „downs“ mehren, führt das sehr oft in eine Dynamik, an deren Ende Überlastung, Burnout, Unzufriedenheit, Krankenstand etc. stehen. Diese Dynamik kann schon durch kleinere Veränderungen ausgelöst werden, z.B. durch den Ab- oder Zugang eines Mitarbeiters oder durch die Veränderung eines Mitarbeiters innerhalb der Kanzlei. Sofort beginnen in der Regel die anderen Mitarbeiter, über ihre Rolle und ihr „Standing“ nachzudenken, und dabei entsteht sehr viel Unruhe. Damit Ihre Kanzlei auch in Veränderungssituationen erfolgreich ist, wäre eine Evaluierung der psychischen Belastungen sinnvoll.
Was verbirgt sich hinter diesem sperrigen Begriff?
Mit der ASchG-Novelle (BGBl. I N 118/2012), die am 1.1.2013 in Kraft getreten ist, ist jedes Unternehmen verpflichtet, eine Evaluierung der psychischen Belastungen ihrer Mitarbeiter durchzuführen (zusätzlich zur bereits bestehenden Evaluierung körperlicher Gefahrenquellen nach ASchG). Die besonderen Bestimmungen dazu befinden sich in §§ 2–7 ASchG. Grund für diese Novelle waren die stark steigenden Krankenstände aufgrund psychischer Erkrankungen/Burnout. Die gesetzliche Ermittlung und Beurteilung psychischer Belastungen dient dazu, gesundheitsgefährdende Belastungen durch Arbeitsbedingungen festzustellen und passende betriebliche Maßnahmen dagegen umzusetzen.
Wir gehen jedes Jahr zum Zahnarzt und zur Gesundenuntersuchung. Auch Unternehmen brauchen eine regelmäßige „Wartung“.
Folgende Arbeitsbedingungen sind daher zu erfassen:
- Arbeitsmerkmale wie Über- oder Unterforderung durch Arbeitsaufgaben, sehr hohe emotionale Belastungen durch z.B. unzufriedene Klienten
- Organisationsklima wie mangelnde Unterstützung der Kollegen, Informations- und Kommunikationsmangel
- Arbeitsumgebung wie ungünstige Beleuchtung, Lärm, Platzmangel
- Arbeitsabläufe widersprüchliche Ziele/Zuständigkeiten, Rollenkonflikte, fehlende Information
Wie wird die Evaluierung durchgeführt?
Ein sehr effektives Instrument zur Durchführung der Evaluierung ist das Gruppeninterviewverfahren ABS, das von der AUVA entwickelt wurde. Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass ein Berater mit den Mitarbeitern im Rahmen eines ca. vierstündigen Workshops nicht nur die Belastungen feststellt, sondern auch gleich mögliche Verbesserungsvorschläge ausarbeitet. Diese Vorschläge werden mit der Geschäftsführung besprochen, angepasst und dann als Maßnahmen definiert und dokumentiert. Nach einem festgelegten Zeitraum werden diese Maßnahmen überprüft und bei Bedarf angepasst. Ziel ist es, in einem kontinuierlichen Prozess die Arbeitsbedingungen zu überprüfen und zu verbessern. Im Rahmen des Verfahrens werden aber auch diese Arbeitsbedingungen sichtbar gemacht, die bereits gut laufen. Eine professionell durchgeführte Evaluierung schafft eine WIN-WIN-WINSituation für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und dadurch auch für Ihre Klienten:
- Förderung der Kommunikationsstrukturen in der Kanzlei
- verfestigte Identifikation der Beschäftigten mit der Kanzlei
- Steigerung von Arbeitszufriedenheit und Motivation
- Verbesserung des Betriebsklimas,
- Verringerung der Fluktuationsrate
- Fehlzeitenreduzierung bzw. Verminderung von Krankenständen
- Verbesserungen der Arbeitsorganisation
- Erfüllung einer rechtlichen Vorschrift
Wir machen alle jährlich das Pickerl für unser Auto, um die Funktionstüchtigkeit zu gewährleisten. Wir gehen regelmäßig zum Zahnarzt oder zur Gesundheitsuntersuchung, um gesund zu bleiben. Ein Unternehmen braucht auch eine regelmäßige „Wartung“. Mit der Überprüfung der psychischen Belastungen werden Ihre Mitarbeiter gesünder und motivierter und das wirkt sich direkt auf den Kanzleierfolg aus!
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