DIGITALISIERUNG. Der Traum von der papierlosen Buchhaltung – ist das aus Sicht des Abgabenrechts überhaupt erlaubt? Von Herbert Houf
Digitalisierung in aller Munde. Was darunter verstanden wird, könnte vielfältiger nicht sein. Ein Aspekt ist unzweifelhaft die papierlose Buchhaltung. Dabei werden nicht nur die Bücher und Aufzeichnungen elektronisch geführt, sondern auch die Belegerfassung und -aufbewahrung erfolgt ausschließlich digital. Anstelle händischer Buchungen werden zunehmend Schnittstellendateien verbucht. Weil Digitalisierung dann Sinn macht, wenn es keinen Medienbruch mehr gibt, werden Belege nur noch elektronisch erstellt, übermittelt, verbucht und gespeichert. Und die Auswertungen werden auch nur noch auf Datenträger zur Verfügung gestellt, bestenfalls noch als elektronische Ausdrucke (z.B. pdf-files). Klingt gut, funktioniert auch, aber ist das überhaupt erlaubt?
Die elektronische Rechnung
Erste Voraussetzung ist die Zulässigkeit elektronischer Rechnungen. Egal ob die Rechnung als E-Mail, E-Mail-Anhang, Telefax, Webdownload, via Bluetooth oder NFC ankommt oder erst nach dem Einlangen eingescannt wird, aus steuerlicher Sicht ist das alles erlaubt, sofern der Rechnungsempfänger dieser Art der Rechnungsausstellung (wenigstens konkludent) zustimmt. Daneben müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmers oder des Ausstellers der Rechnung. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass der nach diesem Bundesgesetz erforderliche Rechnungsinhalt nicht geändert wurde (§ 11 Abs. 2 UStG). Näheres findet man in der sogenannten E-Rechnung- UStV, einer Verordnung des BMF, die besagt, wie man die Erfüllung dieser drei Kriterien nachweisen kann. Neben der Verwendung einer elektronischen Signatur oder eines elektronischen Siegels kann die Rechnungsübermittlung über eigene Plattformen wie z.B. USP, EDI oder PEPPOL erfolgen. Etwas „bodenständiger“ ist der Nachweis der Echtheit und Unversehrtheit durch ein „innerbetriebliches Steuerungsverfahren“, also übersetzt durch organisatorische Maßnahmen, die eine verlässliche Prüfung der Rechnung gewährleisten (Prüfpfad, siehe dazu Rz 1564f–g UStR).
Die elektronische Aufbewahrung
Die Aufbewahrung von Belegen auf Datenträgern ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht jederzeit gewährleistet ist. Urschriftgetreu bedeutet dabei eine nach Stand der Technik bestmögliche Wiedergabe in Bezug auf Schriftbild, Formatierung, Inhalt, Detailliertheit und weitere Dokumentenmerkmale. Die Wiedergabe des Inhalts allein, ohne die entsprechende optische Aufmachung, genügt also nicht. In der Regel wird eine Schwarz-Weiß-Wiedergabe ausreichend sein, sofern die Farbe nicht zum richtigen Verständnis der Belegangaben unbedingt erforderlich ist (z.B. Minusbeträge in Rot). Sofern Belege nur auf Datenträger (z.B. als xml-File) vorliegen, entfällt (mangels Urschrift) das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe. Werden Rechnungen elektronisch übermittelt, kann ich diese ausdrucken und als Papierbeleg aufbewahren. Wird aber z.B. eine eingescannte Rechnung auf Datenträger aufbewahrt, ist eine körperliche Aufbewahrung nicht mehr erforderlich. Die urschriftgetreue (also unveränderte) Wiedergabe ist technisch sicherzustellen. Das kann durch den Einsatz entsprechender Speichermedien passieren (z.B. sog. WORM-Platten) oder durch entsprechende Softwarelösungen (sog. revisionssicheres Archiv).
Einsichtsgewährung und Wiedergabe
Wer Belege auf Datenträgern aufbewahrt, muss, soweit er zur Einsichtsgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Nur soweit erforderlich müssen auch ohne Hilfsmittel lesbare dauerhafte Wiedergaben beigebracht werden. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträger zur Verfügung zu stellen (§ 132 Abs. 3 BAO).
Zusammenfassung
Eine papierlose Buchhaltung ist also unter Einhaltung gewisser technischorganisatorischer Rahmenbedingungen zulässig. Dies unabhängig davon, ob die auf Datenträger aufbewahrten Belege bereits elektronisch zur Verfügung gestellt oder Papierbelege eingescannt werden.
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