DIGITALISIERUNG. Über Digitalisierung in einer Steuerberatungskanzlei. Von Sinah Scheibenstock
Das Erste, das mir ins Auge sticht, als ich die Büros betrete: Es stehen keinerlei Ordner herum. Es gibt keine übervollen Aktenschränke und auch keine Flut an Papierbelegen, die sich auf den Schreibtischen stapeln. Das allein hat mich bereits beeindruckt, als ich die Stelle bei meinem neuen Arbeitgeber angenommen habe. Schnell habe ich dann aber gelernt, dass Digitalisierung nicht einfach nur bedeutet, alle Belege einzuscannen, statt sie zu kopieren. Dahinter steckt deutlich mehr. Besonders in den Abläufen und in der Organisation werden die Vorteile der Technik immer stärker genutzt.
Was ist anders in einem Büro mit einem sehr hohen Digitalisierungsgrad?
Der Mehrwert durch einen hohen Grad an Digitalisierung ist im täglichen Arbeiten für unsere KlientInnen spürbar. Sie können jede per E-Mail zugesendete Rechnung unkompliziert an das Steuerberatungsbüro weiterleiten. Die Rechnung wird dann automatisch archiviert und anschließend von der Buchhaltung verbucht – ohne dass sich die KlientInnen noch einmal darum kümmern müssen. Bankkonten werden direkt von der Bank ausgelesen und eingespielt. Für Ausgangsrechnungen erstellt das Programm nach dem Einlesen einen Buchungsvorschlag, der dann lediglich kontrolliert und freigegeben werden muss. Auch für Eingangsrechnungen funktioniert dieses System bereits. Das Buchhaltungsprogramm lernt mit jeder erfolgten Buchung mit und wird so mit der Zeit immer genauer. Ich persönlich bin als Bilanziererin tätig. Derart große Veränderungen wie in der Buchhaltung sind für mich in der täglichen Arbeit nicht spürbar, jedoch wird durch den hohen Digitalisierungsgrad meine Arbeit durch stetige Kontrolle qualitativ hochwertiger und durch Arbeitserleichterungen effizienter.
Jeder Abschluss wird nach einem bewährten Schema anhand einer digitalen Checkliste bearbeitet. In dieser Checkliste sind neben wichtigen Gesetzeshinweisen auch Aktenvermerke, Dokumente und Berechnungen aus Vorjahren bei den jeweiligen Positionen hinterlegt.
Mühsames Suchen in dicken Ordnern gehört damit der Vergangenheit an. Wichtige Informationen bleiben erhalten und gehen nicht zwischen etlichen anderen Zetteln verloren. Die von der Buchhaltung archivierten Belege sind mit einem Klick auf die jeweilige Buchung jederzeit einsehbar – eine Kontrolle der erfolgten Buchungen ist somit sehr leicht und effizient möglich. Nach jedem abgeschlossenen Arbeitsschritt gibt es automatische Kontrollen, bei denen Fehler zeitnah auffallen und korrigiert werden. Abstimmungsarbeiten, z.B. zwischen Haupt- und Nebenbuch, werden größtenteils vom Programm durchgeführt. Ein Eingreifen ist nur notwendig, wenn Differenzen auftreten. Auch die Steuererklärungen werden vom Programm nahezu selbständig ausgefüllt und bei nachträglichen Änderungen auch laufend adaptiert. Dafür werden auch die Daten aus FinanzOnline direkt abgerufen und eingetragen, was Abschreib- und Übertragungsfehler größtenteils vermeidet. Bei der Bearbeitung von Jahresabschlüssen ergeben sich meist noch Fragen an die KlientInnen. Diese können direkt bei den jeweiligen Checklisten-Positionen hinterlegt, nach der Bearbeitung gesammelt als PDF ausgedruckt und per E-Mail versendet werden. Die erhaltenen Antworten können dann bei den entsprechenden Positionen vermerkt und so für Folgejahre übersichtlich und wiederauffindbar dokumentiert werden. Schön finde ich dabei besonders, dass dank des hohen Automatisierungsgrades mehr Zeit für den persönlichen Kontakt mit unseren MandantInnen bleibt.
Trotz aller beschriebenen Vorteile der Technik, in der täglichen Arbeit wäre es fatal, sich blind auf die Software zu verlassen.
Zum Schluss ist noch eines zu erwähnen
Trotz aller beschriebenen Vorteile der Technik – in der täglichen Arbeit wäre es fatal, sich blind auf die Software zu verlassen. Digitalisierung und damit einhergehende Automatisierung sind gute Hilfsmittel und funktionieren in den meisten Fällen einwandfrei, jedoch müssen die automatischen Berechnungen und Eintragungen stets kritisch betrachtet und hinterfragt werden. Auch eine Software arbeitet nicht immer fehlerfrei.
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