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er kennt das nicht? Der erste
Kaffee im Büro ist noch nicht
getrunken, und Aufgaben, Anfragen und
Termine prasseln gleichzeitig und nicht
abgestimmt aufeinander ein und man
weiß gar nicht, wo man als Erstes begin-
nen soll. Dann startet der verzweifelte
Versuch, alles nach bestem Wissen zu
erledigen, während weitere To-dos lau-
fend hinzukommen. Am Ende des Ta-
ges bleibt eine Menge an Unerledigtem
liegen und man hat das Gefühl, wenig
Produktives erreicht zu haben. Verlau-
fen Arbeitstage so unstrukturiert, wird
daraus möglicherweise sogar ein „unkon-
trolliert“ – und Chaos entsteht. Über-
forderung und Stress können die Fol-
gen sein. Mit persönlich abgestimmten
Selbstmanagement-Maßnahmen kann
man diesem Phänomen entgegenwirken.
Hier meine Tipps und Methoden:
Ausgangspunkt: Ziele definieren
Von Zeit zu Zeit ist es wichtig, sich die
Motivation seines eigenen Tuns und
Handelns bewusst zu machen und die
positiven Aspekte des Berufs hervorzu-
heben. Erfolgreiche Personen sehen in
ihrem Beruf auch ihre Berufung. Da-
raus lassen sich Ziele ableiten, die den
täglichen Aufgaben einen Sinn geben.
Setzen Sie sich Ziele und definieren Sie
die dazugehörigen Umsetzungsmaß-
nahmen! Dadurch bekommen die täg-
lichen To-dos Sinn und machen Spaß.
Egal, ob Sie kurzfristige Tagesziele defi-
nieren oder strategische Metaziele für ein
Unternehmen festlegen, hilfreich hierfür
ist das SMART-Konzept (siehe Grafik).
Digitale und analoge To-do-Listen –
die Eisenhower-Methode
Im Alltag der Steuerberatung und Wirt-
schaftsprüfung sind viele Aufgaben mit
Hilfe elektronischer Systeme bereits
digital erfasst und auch terminiert und
den jeweiligen zuständigen Personen zu-
geteilt. Dennoch ergeben sich im Laufe
des Tages weiter unerwartete Aufgaben,
wie Telefonate, Mitarbeiteranfragen oder
nicht geplante Ankündigungen z.B. von
Finanzamt, Klienten usw. Erfassen Sie
diese Aufgaben zusätzlich analog – mit
„Papier und Bleistift“ – und teilen Sie die
Aufgaben nach der Eisenhower-Methode
ein! Durch das Aufschreiben auf Papier
werden Ihnen die zu erledigenden Aufga-
ben bewusster. Ergebnis der Eisenhower-
Methode ist folgende Matrix:
Aus dieser Einteilung lässt sich die effi-
ziente Bearbeitung ableiten. Unwichtige
und nicht eilige Aufgaben sind für den
Papierkorb bestimmt. Unwichtige, je-
doch eilige Aufgaben eignen sich gut
zum Delegieren, dies schafft Zeit für
die wichtigen Aufgaben. Wichtige, aber
nicht eilige Aufgaben terminieren Sie
realistisch und tragen diese in den Kalen-
der ein! Wichtigen und eiligen Aufgaben
sollten Sie umgehend Ihre volle Energie
widmen und sie in die Tagesplanung auf-
nehmen. Natürlich ist eineTagesplanung
nach dieser Methode umständlich, viel-
mehr sollten Sie das Eisenhower-Kon-
zept verinnerlichen und instinktiv nach
den vier Strategien vorgehen.
Tagesplanung – die ALPEN-Methode
Wenn man nun die wesentlichen Aufga-
ben und das Ziel kennt, sollte man diese
in Form von Tages- bzw. Wochenplänen
nach der ALPEN-Methode abarbeiten.
Die ALPEN-Methode steht für:
A
ufgaben aufschreiben
L
änge realistisch einschätzen
P
ufferzeiten einplanen
E
ntscheidungen priorisieren und eine
Bearbeitungsreihenfolge festlegen
N
achkontrollieren – was man erledigt
hat, abhaken – „positive Assoziation“
Können Aufgaben nicht erledigt werden,
überträgt man sie auf den nächsten Tag
bzw. Woche oder man hat eine „wach-
sende To-do-Liste“. Daher ist es wichtig,
erledigte Aufgaben als erledigt zu mar-
kieren, sodass man bewusst wahrnimmt,
wie viel man an einem Tag schafft und
wie die To-do-Liste kleiner wird.
Die Wichtigkeit der Not-to-do-Liste
Beobachten Sie eine Woche, welche An-
liegen an Sie herangetragen werden bzw.
welche Aufgaben man auf Sie abwälzt,
die Ihren Zielen kaum einen Nutzen
bringen, unnötig Energie in Anspruch
nehmen und nur Zeitverschwendung
sind! Notieren Sie sich diese Not-to-dos
und versuchen diese zukünftig aus Ihrem
Arbeitsalltag zu streichen – oder zu dele-
gieren! Dieses „Ausmisten“ bringt wert-
volle Zeit und erzeugt mehr Freude an
der Erledigung von wichtigen Aufgaben.
Viel Erfolg beim Selbst-Management!
n
Chefin im eigenen Chaos!
ARBEITSALLTAG.
Wie wichtig es ist, dringliche und weniger dringliche Aufgaben zu unterscheiden.
Über Selbstmanagement als Schlüssel zum nachhaltigen Erfolg. Von Doris Wagner
junge
ögsw
ZUR AUTORIN
Mag. Doris
Wagner, Bakk. ist
Steuerberaterin
doris.wagner@
sw-beratung.at
S
Spezifisch
Ziele so
konkret und
spezifisch wie
möglich for-
mulieren.
M
Messbar
Qualitative
und quan-
titative
Messgrößen
bestimmen.
A
Attraktiv
Planen Sie so,
dass Sie auch
Lust haben,
das Ziel zu
realisieren.
R
Realistisch
Machbarkeit
der Aufgabe
innerhalb der
Zeit und mit
den Mitteln.
T
Terminiert
Ziele zeitlich
bindend
planen: Was
ist bis wann
zu tun?
WICHTIG
NICHT WICHTIG
EILIG
Erledigen
Mach es jetzt!
Delegieren
Wer kann das machen?
NICHT
EILIG
Terminieren
Wann lässt es sich machen?
Ablegen
In den Papierkorb damit!
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1/2018
