gezogen werden. Wie effizient laufen die
Kanzlei-, Klientenmeetings ab – bedarf
es mehr Technologie oder Disziplin,
um wertvolle Zeit und das vorhandene
Informationspotential voll auszunützen?
Wichtig wird sein, dass inWT-Kanzleien
eine Strategie für unterschiedliche Mitar-
beiterzusammenarbeitsformen aufgebaut
wird. Ohne über das große Ganze nach-
zudenken, macht es wenig Sinn, blind in
neue technologische Lösungen zu inves
tieren. Laufen die Meetings effizient in
der Kanzlei ab? Mobile Meetings sparen
Zeit und sind meist effizienter und brin-
gen Kopf und Gedanken in Bewegung.
Stehende Meetings sind meist kürzer.
SindMeeting überhaupt notwendig oder
reicht eine Telefonkonferenz? Verschie-
dene Generationen arbeiten zusammen
und es bedarf einer benutzerfreundlichen
Technologie, um Meetings und somit
wertvolle Arbeits- und Lebenszeit zu op-
timieren. Die Grundregeln: Pünktlicher
Beginn und Ende, eine klare relevante
Agenda, zielgerichtete Kommunikation
sollte bei jedem Meeting erfüllt sein.
Welche technische Unterstützung erzielt
bei Meetings effiziente Ergebnisse:
Flexible Terminplanung
Mittels „Artificial intelligence“ kön-
nen Termine der Teilnehmer im
System abgeglichen und ein gemein-
samer Termin festgesetzt und als Er-
innerung vorgemerkt werden.
Vorbereitete Unterlagen
Vorabinformationen für einen glei-
chen Wissensstand z.B. mittels
Cloud-Technologie.
Strukturierter Ablauf
Zu Beginn muss alles laufen: d.h.
intuitive Technik, damit keine Zeit
mit dem Anschließen und Verbin-
den von Geräten verschwendet wird.
Im Vorfeld digitale Aufbereitung der
Agenda, damit alle Informationen
auf einen Blick verfügbar sind. Wich-
tig für den Ablauf: Klare Rollen und
Verantwortungsverteilungen. Einsatz
von Multimedia und verschiedene
Meetingformen wie z.B. im Huddle-
Stil für kreative Meetings oder Brain-
stormings können Mitarbeiter dazu
bringen, sich stärker einzubringen.
Weiters darauf achten, dass Störun-
gen minimiert werden, z.B. durch die
Nutzung von Handys und Laptops.
Moderne Infrastruktur des
Meetingraumes
Eine konstante und leistungsfähige
Internetanbindung versteht sich von
selbst. Hinzu kommen Kameras, die
den gesamten Raum erfassen, ein gro-
ßer Bildschirm als zentraler Informa-
tions-HUB und Audiogeräte, die mit
Spracherkennung arbeiten. Das Ge-
sprochene wird dabei aufgenommen
und in die jeweils benötigte Sprache
übersetzt.
Das moderne Protokoll
Mittels Spracherkennung werden die
in Echtzeit besprochenen Inhalte in
Text verwandelt und an alle Adressa-
ten versandt.
Im Zeitalter der Künstlichen Intelligenz
wird der Mensch mit all seinen Sinnen
weiterhin im Mittelpunkt stehen. In der
Steuerberater- und Wirtschaftsprüfer-
branche wird es wohl darum gehen, dass
eine bewusste und effiziente Mischung
virtueller und persönlicher Meetings un-
ter Einsatz moderner Technologie einge-
setzt wird.
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© ALPHASPIRIT/ADOBESTOCK
37
3/2019
ZUR AUTORIN
Mag. Sabine
Kosterski ist
Steuerberaterin
und Mediatorin
