Textdaten verarbeitet, allerdings etwas
aufwändiger, bisdie automatischeVerbu-
chungoptimal funktioniert
Falls derKlient selber keineMöglich-
keiten zum Scannen hat und/oder die
Ausgangsrechnungen nicht bereits als
PDF vorliegen, intern scannen –mittels
Tischscanner (Belegscanner)
DasZusendenderBelege sollte struk-
turiert über einKlientenportal oder ähn-
liche Tools passieren. In der Not kann
Anfangs auch per E-Mail vorgegangen
werden. Jedochwirdmanhier schnell an
Grenzen von E-Mails in diesemZusam-
menhang stoßen (Größe der E-Mail bei
vielen Belegen oft problematisch, man
müsstedieE-Mail splitten,wiederMehr-
aufwand etc.)
OCR-Erkennung nutzen, um auto-
matische Buchungsvorschläge zu erhal-
ten,Vorlagen füroft auftauchendeBelege
erstellen, Ausgangsrechnungen sollten
komplett automatisiert gebucht werden
(nur mehr stichprobenartige Blickkont-
rolle)
5. Zusatzpunkt –Überweisungs
service
Umsatzsteuer, Löhne, Lohnabgaben
oder andere Steuern direkt als Über-
weisungsdatei dem Klienten zur Verfü-
gung stellen (Lohnverrechnungs- und
Buchhaltungsprogramme können diese
Daten bereitstellen, Programmewie das
bereits erwähnte telebankingMBS kön-
nen diese dann – beimKlienten – wei-
terverarbeiten)
minimiertÜberweisungsfehler
Prozessänderungen sind hier absichtlich
außenvorgelassen,wiedieseSchritte jede
Kanzlei einsetzt, sollte individuell begut-
achtet werden. Es macht einen Unter-
schied, ob es einenVerantwortlichengibt
oder obKompetenzen aufgeteilt werden.
Auch ist es von erheblicherRelevanz,wie
weitEDV-technischdie einzelnenMitar-
beiter geschult sindund sich trauen, dem
Neuland ohne Vorurteile zu begegnen.
Es sollte auf jeden Fall eine Art „Kick-
Off“-Besprechung/Veranstaltung geben,
wo gemeinsam entschieden wird, diesen
neuenWeg zu gehen. Die ganze Kanzlei
muss sich mit dieser neuen Thematik
identifizieren.
Wichtig ist, den erstenSchritt zu set-
zenund JA zurDigitalisierung zu sagen.
Es ist besser, jetzt noch vornemit dabei
als in ein paar Jahrenweit abgeschlagen
zu sein. Bei Kanzleiübernahmenwird es
von Jahr zu Jahr wichtiger, seine Klien-
tenbereits digitalisierungsfit gemacht zu
haben.DieSchuhschachtel vollerBelege
war gestern!
n
2/2016
telebankingMBS
(www.elba.at)
telebankingMulti-Bank-System –ELBA5wird
vonRACONSoftwareGmbH imAuftrag vieler
österreichischer Banken entwickelt. EineSoft-
ware für (fast) alleBanken, die inÖsterreich tätig
sind. Dienst zumAbrufen vondigitalenBankaus
zügenundRetourdaten für dieBuchhaltung.
SEPA-Format
(Abkürzung für SingleEuroPaymentsArea,
deutschEinheitlicher Euro-Zahlungsverkehrs-
raum) ist einProjekt zur Vereinheitlichung von
bargeldlosenZahlungen.
(Quelle:Wikipedia)
ImZusammenhangmit der Digitalisierung ist
hier der Standard (seit ca. 2012/2013) für Bank-
datengemeint. SiehenächstenPunkt, welche
MöglichkeitenSEPA-Datenbieten.
CAMT53/CAMT54 (Kontoauszugund
Retourdaten imSEPA-Format)
(CashManagement, englisch für „Geldverwal-
tung“) Dateien imXML-Format nachdem ISO-
20022-Standard
Manunterscheidet folgende
camt
-Dateien:
camt.052:
für untertägigeKontoauszugs-
informationen (wird imNormalfall nicht
gebucht, dient rein zur Information im tele-
bankingMBS)
camt.053:
beinhaltet diegebuchtenUm-
sätze, Details zuden jeweiligenBuchungen
sowiedieSaldenmitteilungender Konten
(kannmehrereAuszügeauchüber längeren
Zeitraum enthalten)
camt.054:
dient zur detailliertenAnzeige von
Sammelbuchungen
(Quelle: www.camt.euundWikipedia)
OCR-Erkennung
Texterkennungoder auchOptischeZeichener-
kennung (englischeAbkürzungOCR von eng-
lischoptical character recognition, seltenauch:
OZE) ist einBegriff ausder Informationstechnik
undbezeichnet dieautomatisierte Texterken-
nung innerhalb vonBildern.
(Quelle:Wikipedia)
PDF/TIFF
PDF: DasPortableDocument Format (kurzPDF;
deutsch: (trans)portablesDokumentenformat)
ist einplattformunabhängigesDateiformat für
Dokumente.
TIFF:
Das Tagged ImageFileFormat (TIFF
oder auch kurz TIF) ist einDateiformat zur
Speicherung vonBilddaten.
PDFs
könnenmehr Informationen enthalten
(Text, Signatur etc.), TIFFs sind reineBildda-
teien.
(Quelle:Wikipedia)
Glossar
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