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asThemaDigitalisierung,Digimati-
sierungoderauchpapierloseKanzlei
ist seit geraumer Zeit in denWirtschafts
treuhänderkreiseneinoftheißdiskutiertes,
aber nicht immer geliebtesThema. Kanz-
leien, im speziellendieChefs, wollen sich
diesemThema nur ungern stellen, da es,
und hiermussman offen sein, mit ziem-
lichem Aufwand verbunden ist und ein
wenig dauert, bis intern „sichtbare“ Er-
folge zu sehen sind.Aber keineSorge,mit
diesem kleinen Digitalisierungsleitfaden
gelingt es auch in IhrerKanzlei.
Wichtigster Grundsatz: Digitalisie-
rungsumstellungMUSSChefsache sein
und vorgelebt werden, unterstützt na-
türlichdurchdieMitarbeiter.
DienächstenSchritte sindeinmögli-
cherAnsatz für dieseThematik.
1. Schritt
–Bankretourdaten
(Kontoauszüge) digital zuerhalten
(kurzfristig leider sehr aufwändig, lang-
fristignurVorteile):
Ein System/Programm für alle Ban-
ken– ichempfehledaherdas telebanking
MBS-Programm (www.elba.at) (unbe-
dingt alsNetzwerkinstallationnutzen!)
Grundsätzlich ist für jede Bank ein
eigener Verfüger und/oder Kommuni-
kationsberechtigter notwendig
Dieser muss im telebanking MBS
angelegtwerden
Idealerweise findet man pro Bank
einenAnsprechpartner, der für das tele-
bankingMBS die Berechtigungsformu-
lare vorbereitet und Steuerberater und
Klient unterschreiben lässt – es muss
eine Leseberechtigung für den Abruf
von CAMT53/54 Retourdaten mit-
tels „telebankingMBS“ sein und keine
bankeigene Software!
Ein paar Tage später sollte der Zu-
griff funktionieren, ab sofort können
Bankauszüge automatisiert in das Buch-
haltungsprogramm eingespielt werden
und nach einigenWochen sollten auch
die automatisierten Buchungen funktio-
nieren – Stichwort „lernende Software“
(hier bitte bei Ihrem FIBU-Hersteller
nachfragenbzw.Handbücher der FIBU-
Software verwenden)
Den richtigen Ansprechpartner pro
Bank zu finden, istmeistdiegrößteHür-
de, hier nicht aufgeben, fallsman falsche
Verfüger, Zugangsdaten für das Privat-
Banking oder ähnlich Falsches erhält.
Der Bankmitarbeiter weiß oft nicht, wie
erdieBerechtigungenerteiltoderwasder
Steuerberater eigentlichwill, hier einfach
hartnäckig dran bleiben und bei Kom-
petenzproblemen in eine höhere Ebene
verbinden lassen
2. Schritt
–Klient arbeiten lassen,
Kassabuch/Verrechnungeingeben
„Dank“ elektronischer Registrierkasse
wird es in Zukunft mehr Schnittstellen
geben, informieren Sie sich hier bei Ih-
rem FIBU-Hersteller, zu welchen Regis-
trierkassen eine Schnittstelle besteht, um
Datenautomatischzuübernehmen– falls
keine oder inkompatible Schnittstellen
bestehen, können zumindestCSV-Daten
(Textdateien) vom Registrierkassensys-
tem exportiert werden. Diese Funktion
sollten alle aktuellenRegistrierkassen am
Markt bieten
Onlineportale der FIBU-Hersteller
nutzen – Kassabuch/Verrechnung bei
einfachen EA-Rechnern über das Portal
eingeben lassen. Keine Excel- oder hän-
dischen Kassabücher fördern. Klienten
die Vorteile des Online-„Eingebens“
schmackhaft machen (laufender Kassa-
saldo, Daten gesichert, wieder weniger
Belege, die zum Steuerberater gebracht
werdenmüssen, jederzeit einsehbar, ...)
Befassen Sie sich bei der Umstel-
lungmit demKlienten, wie er es bisher
gemacht hat. Doppeleingaben sollten
zumindest jetzt erkannt und beendet
werden, vieleKlienten führen eineDop-
pelbuchhaltung in ihren Unternehmen,
die nicht notwendig ist. Das Argument,
zeitnah Informationen zu benötigen
und daher „doppelt“ Buchhaltung zu
führen, kannmit derDigitalisierung ein-
geschränkt und im besten Fall gar kein
Argumentmehr sein.
3. Schritt
– Lohnverrechnung
Ähnlich wie beim Kassabuch/Ver-
rechnungeingeben–Lohnverrechnungs-
daten über ein Online-Portal vom Kli-
enten eingeben lassenwie z.B.: Urlaube,
Krankenstände,Überstunden etc.
Doppelverwaltung bei Klient verhin-
dern,KlientVorteilenäherbringen
Buchungsbeleg aus der LV in die
FIBU importieren (spart intern Papier
undZeit)
4. Schritt
–Eingangs- undAus-
gangsrechnungdigital erhalten
Lassen Sie sich, wennmöglich, sämt-
liche Belege als PDF/TIFF und/oder
CSV/XML-Datei schicken –PDF/TIFF
besser, da man die Unterlagen auch op-
tisch betrachten kann und keine reinen
zumautor
Ing. Florian
Lentsch, Bakk.
ist Berufsan
wärter zumStB
florian.lentsch@
k-lentsch.co.at
2/2016
Wichtiger
Grundsatz:
Digitalisierung
MUSSChefin-
nen- oderChef-
sache sein
© Yuri Arcurs – iStock
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DiepapierloseKanzlei
Zukunft.
Digitalisierung – auweh, wiegeht das,muss ich
michwirklichdamit beschäftigen? VonFlorian Lentsch
berufs
anwärter
