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igitalisierung in aller Munde. Was
darunter verstanden wird, könnte
vielfältiger nicht sein. Ein Aspekt ist un-
zweifelhaft die papierlose Buchhaltung.
Dabei werden nicht nur die Bücher und
Aufzeichnungen elektronisch geführt,
sondern auch die Belegerfassung und
-aufbewahrung erfolgt ausschließlich
digital. Anstelle händischer Buchungen
werden zunehmend Schnittstellendatei-
en verbucht. Weil Digitalisierung dann
Sinn macht, wenn es keinen Medien-
bruch mehr gibt, werden Belege nur
noch elektronisch erstellt, übermittelt,
verbucht und gespeichert. Und die
Auswertungen werden auch nur noch
auf Datenträger zur Verfügung gestellt,
bestenfalls noch als elektronische Aus-
drucke (z.B. pdf-files). Klingt gut, funk-
tioniert auch, aber ist das überhaupt
erlaubt?
Die elektronische Rechnung
Erste Voraussetzung ist die Zulässigkeit
elektronischer Rechnungen. Egal ob die
Rechnung als E-Mail, E-Mail-Anhang,
Telefax, Webdownload, via Bluetooth
oder NFC ankommt oder erst nach
dem Einlangen eingescannt wird, aus
steuerlicher Sicht ist das alles erlaubt,
sofern der Rechnungsempfänger dieser
Art der Rechnungsausstellung (wenig-
stens konkludent) zustimmt. Daneben
müssen die Echtheit der Herkunft, die
Unversehrtheit des Inhalts und die Les-
barkeit gewährleistet sein. Echtheit der
Herkunft bedeutet die Sicherheit der
Identität des leistenden Unternehmers
oder des Ausstellers der Rechnung. Un-
versehrtheit des Inhalts bedeutet, dass
der nach diesem Bundesgesetz erforder-
liche Rechnungsinhalt nicht geändert
wurde (§ 11 Abs. 2 UStG). Näheres
findet man in der sogenannten E-Rech-
nung-UStV, einer Verordnung des
BMF, die besagt, wie man die Erfüllung
dieser drei Kriterien nachweisen kann.
Neben der Verwendung einer elektro-
nischen Signatur oder eines elektroni-
schen Siegels kann die Rechnungsüber-
mittlung über eigene Plattformen wie
z.B. USP, EDI oder PEPPOL erfolgen.
Etwas „bodenständiger“ ist der Nach-
weis der Echtheit und Unversehrtheit
durch ein „innerbetriebliches Steue-
rungsverfahren“, also übersetzt durch
organisatorische Maßnahmen, die eine
verlässliche Prüfung der Rechnung ge-
währleisten (Prüfpfad, siehe dazu Rz
1564f–g UStR).
Die elektronische Aufbewahrung
Die Aufbewahrung von Belegen auf
Datenträgern ist zulässig, wenn die voll-
ständige, geordnete, inhaltsgleiche und
urschriftgetreue Wiedergabe bis zum
Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs-
pflicht jederzeit gewährleistet ist. Ur-
schriftgetreu bedeutet dabei eine nach
ZUM AUTOR
Mag. Herbert
Houf ist
Wirtschaftsprüfer
herbert.houf@
auditpartner.at
Digitalisierung
im Rechnungswesen
DIGITALISIERUNG.
Der Traum von der papierlosen Buchhaltung –
ist das aus Sicht des Abgabenrechts überhaupt erlaubt?
Von Herbert Houf
Digitalisierung in aller
Munde: Was darunter
verstanden wird, könnte
unterschiedlicher
nicht sein.
© MEDIAPHOTOS/ISTOCK
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4/2018
brennpunkt
finanz
