Stand der Technik bestmögliche Wie-
dergabe in Bezug auf Schriftbild, For-
matierung, Inhalt, Detailliertheit und
weitere Dokumentenmerkmale. Die
Wiedergabe des Inhalts allein, ohne die
entsprechende optische Aufmachung,
genügt also nicht. In der Regel wird
eine Schwarz-Weiß-Wiedergabe ausrei-
chend sein, sofern die Farbe nicht zum
richtigen Verständnis der Belegang-
aben unbedingt erforderlich ist (z.B.
Minusbeträge in Rot). Sofern Belege
nur auf Datenträger (z.B. als xml-File)
vorliegen, entfällt (mangels Urschrift)
das Erfordernis der urschriftgetreu-
en Wiedergabe. Werden Rechnungen
elektronisch übermittelt, kann ich
diese ausdrucken und als Papierbeleg
aufbewahren. Wird aber z.B. eine ein-
gescannte Rechnung auf Datenträger
aufbewahrt, ist eine körperliche Aufbe-
wahrung nicht mehr erforderlich. Die
urschriftgetreue (also unveränderte)
Wiedergabe ist technisch sicherzustel-
len. Das kann durch den Einsatz ent-
sprechender Speichermedien passieren
(z.B. sog. WORM-Platten) oder durch
entsprechende Softwarelösungen (sog.
revisionssicheres Archiv).
Einsichtsgewährung und
Wiedergabe
Wer Belege auf Datenträgern aufbe-
wahrt, muss, soweit er zur Einsichts-
gewährung verpflichtet ist, auf seine
Kosten innerhalb angemessener Frist
diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung
stellen, die notwendig sind, um die
Unterlagen lesbar zu machen. Nur
soweit erforderlich müssen auch
ohne Hilfsmittel lesbare dauerhafte
Wiedergaben beigebracht werden.
Werden dauerhafte Wiedergaben
erstellt, so sind diese auf Datenträ-
ger zur Verfügung zu stellen (§ 132
Abs. 3 BAO).
Zusammenfassung
Eine papierlose Buchhaltung ist also
unter Einhaltung gewisser technisch-
organisatorischer Rahmenbedingun-
gen zulässig. Dies unabhängig davon,
ob die auf Datenträger aufbewahrten
Belege bereits elektronisch zur Verfü-
gung gestellt oder Papierbelege ein-
gescannt werden.
n
Wer Belege auf Datenträgern aufbewahrt,
muss, wenn er zur Einsichtsgewährung
verpflichtet ist, auf seine Kosten die Hilfs-
mittel zur Verfügung stellen, die notwendig
sind, um Unterlagen lesbar zu machen.
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